Норм, регламентирующих внесение изменений в график отпусков, нет ни в трудовом законодательстве, ни в указаниях по заполнению формы Т-7. При этом неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. В частности, предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Кроме того, внеплановое отсутствие сотрудников может:
- поставить под удар бесперебойную работу учреждения;
- создать проблемы для бухгалтерии, которая создает резервы оплаты соответствующих расходов.
Правила внесения изменений в график отпусков могут быть установлены локальным актом учреждения. В таком документе необходимо указать, что внесение корректировок в график санкционирует руководитель учреждения, подписывая соответствующий приказ.
Новые сотрудники
Если в течение 2018 года учреждение трудоустроит новых работников, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесет ущерба работе учреждения.
Для предоставления отпусков сотрудникам, принятым в 2018 году, достаточно письменного заявления заинтересованных лиц. Однако локальным актом может быть предусмотрено, что такие отпуска должны быть документально зафиксированы в виде изменения графика отпусков.
Таким образом, при приеме нового работника можно составить дополнение к уже действующему графику отпусков. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной в локальном акте форме и, как правило, на основе формы Т-7. В этом случае логично использовать графу «Примечания». В ней необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.
Смена запланированной даты
Большинство корректировок графика отпусков обычно связано с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить по следующей схеме:
- запланированную дату начала события, проставленную в графе 6 формы Т-7, не меняют;
- все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8 — 10 формы Т-7.
Такой порядок еще раз подтверждает нецелесообразность сбора подписей непосредственно в форме Т-7 даже при добавлении в нее дополнительной графы.
Отметим, что не только работодатель обязан предупреждать работника за две недели до начала отпуска. Работник, имеющий право уйти в отпуск в определенном месяце, за две недели до предполагаемого начала отдыха должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно она должна быть проставлена в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить в локальном нормативном акте. Это может быть приказ или распоряжение, если учреждение:
- решило не разрабатывать положение о внесении изменений в график отпусков;
- не внесло соответствующий пункт в положение об оплате труда.
Отметим, что любой из перечисленных документов все работники учреждения обязаны внимательно изучить и поставить подпись в ознакомлении. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны быть ознакомлены под расписку все заинтересованные сотрудники.
Особая категория
Некоторые работники имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время, в частности:
- подростки моложе 18 лет;
- совместители — они отдыхают одновременно на основном и дополнительном местах работы;
- работницы, планирующие уйти в декрет;
- работники при нахождении жены в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почетные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории работников в соответствии с нормами статьи 322 ТК РФ.
Если сотрудник, относящийся к одной из перечисленных категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в графе 8 отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в графе 10 записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Так как утвержденный образец изменения графика отпусков нормативные документы не содержат, то учреждение может разработать свою форму такого документа.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс:
