Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка различается в зависимости от того, есть у вас профсоюз или нет. Также учтите некоторые нюансы, если ваши Правила являются приложением к коллективному договору.
Если у вас нет профсоюза, то вам достаточно издать приказ об утверждении Правил и (или) использовать специальный гриф утверждения.
Если у вас есть профсоюз, то вам нужно поступить следующим образом.
Направьте проект правил внутреннего трудового распорядка и обоснование по нему в профсоюз (выборный орган первичной профсоюзной организации, как правило, это профком) (ч. 1 ст. 190, ч. 1 ст. 372 ТК РФ).
В обосновании к проекту вы можете указать, что данный проект Правил подготовлен с целью определения в учреждении трудового распорядка, а также регламентации различных вопросов, касающихся регулирования трудовых отношений в учреждении, с учетом ч. 3, 4 ст. 189, ч. 1 ст. 190 ТК РФ.
В течение пяти рабочих дней после получения этих документов профсоюз должен дать вам ответ (ч. 2 ст. 372 ТК РФ).
Если профсоюз дал вам мотивированное мнение-согласие, то утвердите Правила (ч. 1 ст. 190 ТК РФ). Для этого рекомендуем издать соответствующий приказ и (или) проставить на первой странице Правил гриф утверждения.
Если вам вернулись предложения по уточнению Правил, вы можете их принять, тогда просто уточните содержание Правил, затем утвердите Правила по вышеуказанной схеме.
В случае когда вы не согласны с предложениями, вам нужно провести в течение трех дней после получения мотивированного мнения дополнительные консультации с профсоюзом. Все пункты, по которым вам не удалось достигнуть с ним согласия, оформите протоколом (ч. 3, 4 ст. 372 ТК РФ). Обратите внимание, что профсоюз в этом случае может обратиться в суд или государственную инспекцию труда, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ч. 4 ст. 372 ТК РФ).
Четко следуйте предложенному порядку, чтобы избежать риска привлечения к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Если Правила являются приложением к коллективному договору, полагаем, что при их подготовке также следует проводить коллективные переговоры и после утверждения Правил направить их вместе с коллективным договором на уведомительную регистрацию в орган по труду в соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК РФ. Такие выводы сделаны с учетом ч. 1 ст. 36, ч. 2 ст. 190 ТК РФ.
Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка составьте в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Но проверьте, возможно, в вашем учреждении действуют специальные требования к оформлению внутренних документов (например, нужно использовать специальный бланк, соблюдать требования к реквизитам). Тогда учтите эти требования при составлении приказа. Например, специальные правила при оформлении приказов нужно соблюдать в учреждениях уголовно-исполнительной системы.
В приказе рекомендуем указать, что в вашем учреждении утверждаются правила внутреннего трудового распорядка, дату, с которой они действуют, лицо, ответственное за ознакомление работников с этими правилами.
Ознакомьте работников с Правилами под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). На практике используют разные способы ознакомления с Правилами, например лист ознакомления, который может быть оформлен приложением к Правилам или трудовому договору, отдельный журнал ознакомления.
Работника необходимо ознакомить с Правилами до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Полагаем, что наиболее предпочтительным способом является лист ознакомления, оформленный в качестве приложения к Правилам, поскольку он будет их неотъемлемой частью.
Составьте такой лист в произвольной форме. Рекомендуем включить в него:
- реквизиты утвержденных Правил;
- Ф.И.О. и должность работников, которых вы знакомите с Правилами. Вы можете указать также подразделение, в котором эти работники трудятся;
- дату ознакомления с Правилами и подписи работников, свидетельствующие об ознакомлении.
Если работник отказывается ознакомиться с Правилами, рекомендуем зачитать их ему при свидетелях и составить акт о том, что он ознакомлен устно и отказался поставить подпись об ознакомлении. Если работник нарушит требования Правил в дальнейшем, вы сможете доказать, что он знал о них, несмотря на то, что подписи об ознакомлении нет. Кроме того, если отсутствие подписи об ознакомлении вызовет вопросы у проверяющих органов, такой документ позволит вам избежать ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, поскольку вы предприняли все действия, чтобы исполнить требования ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
