Учет уведомлений работников о переходе на электронные трудовые книжки - Компания «АПИ»

Учет уведомлений работников о переходе на электронные трудовые книжки

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет - закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Каждый работник по 31 декабря 2020 г. включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же представления ему сведений о трудовой деятельности работодатель обязан уведомить по 31.10.2020 включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки и представлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).

В случае если работник отсутствует и вызвать его невозможно, полагаем, работодатель может направить ему данное уведомление по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Российским законодательством не определен единый перечень документов, в том числе документов о работе с кадрами, которые должна иметь в наличии каждая организация. Организация на основании нормативных правовых актов, в том числе и отраслевого уровня, может составить перечень документов, которые должны быть именно в этой организации, в котором целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов.

При разработке локальных нормативных актов, журналов и других документов, для которых не предусмотрена типовая форма, рекомендуется руководствоваться нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), класс 0200000, и предусматривает состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (разд. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При этом применение ГОСТ Р 7.0.97-2016 и вышеуказанных Методических рекомендаций носит добровольный характер (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

ТК РФ понятие «кадровые документы» также не определено.

С учетом изложенного работодатель имеет право самостоятельно определить, каким образом будут учитываться выданные работникам уведомления об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или представлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности, определив порядок их выдачи в соответствующем локальном нормативном акте.

Унифицированной формы документа для выдачи данных уведомлений либо иных уведомлений (например, о сокращении штатов, об отпуске и уведомлений других видов, предусмотренных трудовым законодательством) для всех типов организаций нет. Федеральные органы и ведомства, как правило, утверждают журнал выдачи уведомлений как унифицированную для организаций, входящих в их состав, или как составляющую часть инструкции по делопроизводству.

Например, в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной таможенной службы, подчиненных таможенных органов и организаций, находящихся в ведении ФТС России, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом ФТС России от 18.06.2019 N 990, письменные уведомления об увольнении с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел, а также журнал учета уведомлений должностных лиц и работников об окончании контракта, служебного контракта, трудового договора, о сокращении должностей содержатся в подразделе 6.1 «Прием, перемещение (перевод), увольнение федеральных государственных служащих и работников» разд. 6 «Кадровое обеспечение».

Соответственно, в номенклатуре дел отражать рассматриваемые уведомления можно там же, где и иные уведомления работодателя.

Рекомендуем в зависимости от количества работников организации использовать реестр/журнал регистрации данных уведомлений, в котором работники могут поставить свои подписи и даты. Такой документ послужит доказательством того, что вы уведомили работника о праве указанного выбора. Также в данный документ можно внести информацию об отправке уведомления отсутствующему работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Мнение не является разъяснением либо нормативным правовым актом.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
{Вопрос: Как вести учет уведомлений работников о переходе на электронные трудовые книжки? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2020) {КонсультантПлюс}}

Мы Вам перезвоним

    Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс






      Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс

        Обратная связь

          Протестируйте КонсультантПлюс

            Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

              Заказать подборку по данной теме

                Регистрация на конкурс

                Только администратор может добавлять новых пользователей.

                Заказать видео

                  Записаться на мероприятие

                    Записаться на курс

                      Заказать документ

                        На чей блог подписались бы Вы и почему?