Сроки хранения кадровых документов - Компания «АПИ»

Сроки хранения кадровых документов

Вид документа

Организации

Срок хранения

Основание

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Общие вопросы

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения)

Организации

75 лет

ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения)

50 лет

Документы по учету кадров

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

 

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

— руководителей организации

Организации

 

 

 

 

 

 

 

Постоянно <2>

ст. 656 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— работников

75 лет <1>

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Организации

75 лет <1>

 

ст. 657 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Организации

5 лет

ст. 665 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

Организации

75 лет <1>

 

ст. 666 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

— по месту разработки и утверждения

Организации

 

 

 

 

Постоянно

ст. 655 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

3 года после замены новыми

Трудовые книжки

Организации

До востребования.

 

Невостребованные — 75 лет

ст. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

Организации

3 года

ст. 686 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, карточки учета:

— личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

Организации

 

 

75 лет

ст. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

— бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 лет

Штатные расписания организации, изменения к ним:

— по месту разработки и/или утверждения

Организации

 

 

 

Постоянно <2>

ст. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

3 года

Документы по учету рабочего времени

(журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Организации

5 лет.

 

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

ст. 586 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Графики предоставления отпусков

Организации

1 год

ст. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

Организации

1 год

ст. 784 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

Организации

5 лет <1>.

 

Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет <1>

ст. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, карточки учета:

— отпусков

Организации

 

 

3 года

ст. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 лет.

 

В зарубежные командировки — 10 лет

— выдачи командировочных удостоверений

5 лет

Листки нетрудоспособности

Организации

5 лет

ст. 896 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности

Организации

5 лет

ст. 897 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Приказы по основной деятельности и кадровые приказы

(в том числе приказы на отпуск и приказы на командировки)

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

— по основной (профильной) деятельности

Организации

 

 

 

 

Постоянно <2>.

 

Присланные для сведения — до минования надобности

ст. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

 

 

— по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 лет <1>.

 

О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 лет

 

— по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Должностные инструкции

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые):

—  по месту разработки и/или утверждения

Организации

 

 

 

Постоянно  <2>.

Индивидуальные работников — 75 лет

ст. 77 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

3 года после замены новыми

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования

Организация, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания

В течение 75 лет

п. 33 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967

Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования

Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве

В течение 45 лет

ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ

Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования

Работодатель, у которого произошел данный несчастный случай

В течение 45 лет

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Работодатели

В течение 45 лет

Форма 9, приведенная в приложении N 1, абз. 3 п. 30 и п. 35 Положения, приведенного в приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73

Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта (при наличии) формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования

Работодатели, осуществляющие по решению комиссии или государственного инспектора труда, проводивших расследование, учет несчастного случая

В течение 45 лет

Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования

Работодатели

В течение 45 лет

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

    Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс






      Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс

        Обратная связь

          Протестируйте КонсультантПлюс

            Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

              Заказать подборку по данной теме

                Регистрация на конкурс

                Только администратор может добавлять новых пользователей.

                Заказать видео

                  Записаться на мероприятие

                    Записаться на курс

                      Заказать документ

                        Что для Вас идеальные условия труда?