Необходимо соблюдать сроки хранения документов, которые установлены в ч. 12 ст. 3.2 Закона N 223-ФЗ и Перечне N 236 (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.3 Инструкции N 237).
Храните постоянно положения о закупке, комиссиях по осуществлению закупок (ст. 217 Перечня N 236).
Храните пять лет договоры, заключенные по результатам закупки. Начало этого срока отсчитывайте со дня окончания действия договора, прекращения обязательств по нему. Учтите, что после истечения пяти лет экспертно-проверочная комиссия может отобрать договоры на постоянное хранение (ст. 225 Перечня N 236). Храните тот же срок документы (расчеты, заключения, справки, переписку) к договорам (ст. 12 Перечня N 236).
Храните три года иные документы, составленные при проведении закупки, в частности (ч. 12 ст. 3.2 Закона N 223-ФЗ, ст. ст. 219 — 223, 227 — 229 Перечня N 236):
- извещение, документацию, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, окончательные предложения, протоколы;
- журналы регистрации заявок;
- аудиозаписи, составленные в ходе вскрытия конвертов с заявками (если вашим положением предусмотрена такая запись);
- переписку по осуществлению закупок.
В Перечне N 236 и Законе N 223-ФЗ указаны не все документы, составляемые при осуществлении закупок. Например, не упомянут план закупок. Несмотря на это рекомендуем хранить три года все документы, которые вы подготовили в ходе проведения закупок. За разъяснением по данному вопросу целесообразно обратиться в Росархив.
Начало срока хранения документов отсчитывайте с 1 января года, следующего за годом, в котором по ним закончено делопроизводство. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение. По истечении сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.11 Инструкции N 237).
Важно! Перечень N 236 применяется ко всем документам, делопроизводство по которым закончено (в том числе до 17.02.2020 включительно). Исключение составляют документы, внесенные в описи дел постоянного хранения, и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если эти описи и акты утверждены до этой даты (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
{Готовое решение: Какой установлен срок для хранения документов о закупках по Закону N 223-ФЗ (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}}
