Составляющие тайм-менеджмента - Компания «АПИ»

Составляющие тайм-менеджмента

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет - закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

В освоении тайм-менеджмента можно выделить четыре основных направления – «столпа»:

  • целеполагание;
  • планирование;
  • хронометраж;
  • мотивация.

Все приемы тайм-менеджмента направлены на усиление одной из этих составляющих.

Целеполагание — наш компас земной

 

Цель необходима. Иначе как мы поймем, что движемся в правильном направлении? По сути, это ориентир для вашего внутреннего «GPS-навигатора». «Имей цель для всей жизни, цель для известного времени, цель для года, для месяца, для недели, для дня и для часу, и для минуты, жертвуя низшие цели высшим», — писал Лев Толстой, сформулировав, по сути, одну из основ тайм-менеджмента.

Цель должна соответствовать внутренним потребностям. Поясним на примере.

Человек был принят на работу в весьма солидную организацию. Не жалея сил, он начал строить карьеру. Его окружали амбициозные коллеги, уход домой гораздо позже окончания рабочего дня считался корпоративной нормой. Но однажды, летним вечером в пятницу, этот сотрудник вдруг задумался: «Почему я, молодой и полный сил, сижу в этом душном офисе, когда нормальные люди уже наслаждаются отдыхом?».

Он соотнес внешнюю цель со своими внутренними потребностями и понял, что цель-то неправильная. Нашему герою не хотелось карьеры, ему хотелось свободы. Но подсознание связало свободу с высоким доходом. Однако, получив еще более ответственную должность, он бы окончательно увяз в корпоративной трясине. Осознав ложность цели, он подал заявление об уходе и на базе своего забытого было хобби открыл небольшой бизнес. Дело пошло и стало приносить стабильный доход.

Цель должна быть SMART, то есть «умной». Одна из самых распространенных моделей постановки целей — SMART (в переводе с английского «умный»). Согласно этой модели у каждой цели должно быть пять характеристик.

S — Specific — конкретная.

M — Measurable — измеримая.

A — Achievable — достижимая.

R — Realistk — реалистичная.

T — Timed — определенная по времени.

Понимание того, что и когда вам следует достичь, и того, что вы способны это сделать, поможет вам в составлении плана действий.

Как понять, что движемся к цели? А не уклоняемся куда-то в сторону?

Поможет метод Л. Зайверта «Пять пальцев». Понадобится лишь… пять пальцев на руке. Первые буквы их названий — подсказки-ориентиры.

М (мизинец) — мозг, мысли. Спросите себя: «Чем пополнился сегодня мой багаж знаний? Какие навыки увеличили мой профессионализм, какие нужные идеи пришли в мою голову?»

Б (безымянный палец) — близость к цели. Глядя на этот палец, постарайтесь найти ответы на вопросы «Где я нахожусь на пути к достижению желаемого?», «Что я сегодня сделал, насколько продвинулся к цели? Чего достиг?».

С (средний палец) — состояние, настроение. Спросите себя: «Каково мое эмоциональное состояние?», «Что вызвало положительные эмоции, а что — отрицательные?», «Что дало энтузиазм при достижении цели?», «Был ли негатив, если да, как я с ним справился?».

У (указательный палец) — услуга, участие. «Чем я сегодня помог другим?», «С кем сегодня познакомился и что дало мне это знакомство?», «Улучшились ли мои взаимоотношения с теми, кто меня окружает?», «Были ли конфликты, если да, что я сделал для их разрешения?».

Б (большой палец) — бодрость, то есть физическое состояние. Коснувшись большого пальца, постарайтесь вспомнить: «Что сегодня я сделал для моего здоровья, поддержания физической формы, улучшения самочувствия?», «Давал ли я себе возможность отдохнуть и восстановить силы, насколько продуктивен был отдых?», «Что стало моим источником бодрости?».

Планирование — моделируем будущее

 

Все, что намечено, можно держать в голове. Но зачем засорять память, если есть способ лучше — планирование? По сути, это возможность заглянуть в будущее и смоделировать его под свои потребности. А также освободить мозг для решения иных важных вопросов.

Составляйте простые и недлинные списки дел.

Заранее продуманный порядок действий и задач увеличивает эффективность любого вида деятельности на 25%.

Даже если действия регламентированы должностной инструкцией, личный план на день, на неделю, на месяц и на год не помешает. Видение задач, как ближайших, так и отдаленных, помогает правильно распределять время и силы, предотвращать простои, оценивать достигнутые результаты (что придаст энергии для новых свершений).

Расставляем приоритеты — что важно и срочно. Дел всегда больше, чем возможностей их выполнить.

 

Хронометраж: куда уходит время?

 

Один из законов Мерфи гласит, что любое дело требует больше времени, чем планировалось до его начала.

Периодически фиксируйте расход времени — собирайте информацию для анализа, который поможет увидеть, куда на самом деле уходят драгоценные секунды, минуты, часы. В течение трех дней (желательно двух будничных и одного выходного) записывайте все дела и указывайте время, затраченное на их выполнение.

Хронометраж эффективен, поскольку он помогает:

  1. Узнать, на что мы действительно тратим свое время.
  2. Выявить:
  • хронофаги;
  • уже не актуальные задачи, которые мы продолжаем выполнять;
  • задачи, которые можно делегировать;
  • задачи, которые выполняются не очень эффективно.
  1. Обнаружить скрытые резервы времени.
  2. Почувствовать ценность времени.

Случайные отвлечения и неожиданные задачи-пятиминутки не обязательно записывать: отмечайте их галочками, а в конце сессии подсчитайте количество и умножьте на 5 минут.

 

Мотивация: мечтать не вредно

 

У каждого действия есть мотивация. Это внутренний импульс, не просто побуждение к действию, а стремление довести дело до конца. Получение денег, признания, самоутверждение и т.д. — стимулов множество. Люди разные, что для одного важно, для другого несущественно.

Мотивация невозможна без целеполагания. Для движения к цели нужны различные виды мотивации.

Мотивация должна соответствовать именно вашим внутренним потребностям. Допустим, для выполнения приказа руководителя мотивы могут быть следующими: стремление получить благодарность, желание быть премированным, мечта продвинуться по карьерной лестнице, страх получить выговор, соревновательный дух.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Как успешно успевать: основы тайм-менеджмента (Антропова Т.Ю.) («Руководитель бюджетной организации», 2021, N 4) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

    Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс






      Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс

        Обратная связь

          Протестируйте КонсультантПлюс

            Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

              Заказать подборку по данной теме

                Регистрация на конкурс

                Только администратор может добавлять новых пользователей.

                Заказать видео

                  Записаться на мероприятие

                    Записаться на курс

                      Заказать документ

                        На чей блог подписались бы Вы и почему?