В освоении тайм-менеджмента можно выделить четыре основных направления – «столпа»:
- целеполагание;
- планирование;
- хронометраж;
- мотивация.
Все приемы тайм-менеджмента направлены на усиление одной из этих составляющих.
Целеполагание — наш компас земной
Цель необходима. Иначе как мы поймем, что движемся в правильном направлении? По сути, это ориентир для вашего внутреннего «GPS-навигатора». «Имей цель для всей жизни, цель для известного времени, цель для года, для месяца, для недели, для дня и для часу, и для минуты, жертвуя низшие цели высшим», — писал Лев Толстой, сформулировав, по сути, одну из основ тайм-менеджмента.
Цель должна соответствовать внутренним потребностям. Поясним на примере.
Человек был принят на работу в весьма солидную организацию. Не жалея сил, он начал строить карьеру. Его окружали амбициозные коллеги, уход домой гораздо позже окончания рабочего дня считался корпоративной нормой. Но однажды, летним вечером в пятницу, этот сотрудник вдруг задумался: «Почему я, молодой и полный сил, сижу в этом душном офисе, когда нормальные люди уже наслаждаются отдыхом?».
Он соотнес внешнюю цель со своими внутренними потребностями и понял, что цель-то неправильная. Нашему герою не хотелось карьеры, ему хотелось свободы. Но подсознание связало свободу с высоким доходом. Однако, получив еще более ответственную должность, он бы окончательно увяз в корпоративной трясине. Осознав ложность цели, он подал заявление об уходе и на базе своего забытого было хобби открыл небольшой бизнес. Дело пошло и стало приносить стабильный доход.
Цель должна быть SMART, то есть «умной». Одна из самых распространенных моделей постановки целей — SMART (в переводе с английского «умный»). Согласно этой модели у каждой цели должно быть пять характеристик.
S — Specific — конкретная.
M — Measurable — измеримая.
A — Achievable — достижимая.
R — Realistk — реалистичная.
T — Timed — определенная по времени.
Понимание того, что и когда вам следует достичь, и того, что вы способны это сделать, поможет вам в составлении плана действий.
Как понять, что движемся к цели? А не уклоняемся куда-то в сторону?
Поможет метод Л. Зайверта «Пять пальцев». Понадобится лишь… пять пальцев на руке. Первые буквы их названий — подсказки-ориентиры.
М (мизинец) — мозг, мысли. Спросите себя: «Чем пополнился сегодня мой багаж знаний? Какие навыки увеличили мой профессионализм, какие нужные идеи пришли в мою голову?»
Б (безымянный палец) — близость к цели. Глядя на этот палец, постарайтесь найти ответы на вопросы «Где я нахожусь на пути к достижению желаемого?», «Что я сегодня сделал, насколько продвинулся к цели? Чего достиг?».
С (средний палец) — состояние, настроение. Спросите себя: «Каково мое эмоциональное состояние?», «Что вызвало положительные эмоции, а что — отрицательные?», «Что дало энтузиазм при достижении цели?», «Был ли негатив, если да, как я с ним справился?».
У (указательный палец) — услуга, участие. «Чем я сегодня помог другим?», «С кем сегодня познакомился и что дало мне это знакомство?», «Улучшились ли мои взаимоотношения с теми, кто меня окружает?», «Были ли конфликты, если да, что я сделал для их разрешения?».
Б (большой палец) — бодрость, то есть физическое состояние. Коснувшись большого пальца, постарайтесь вспомнить: «Что сегодня я сделал для моего здоровья, поддержания физической формы, улучшения самочувствия?», «Давал ли я себе возможность отдохнуть и восстановить силы, насколько продуктивен был отдых?», «Что стало моим источником бодрости?».
Планирование — моделируем будущее
Все, что намечено, можно держать в голове. Но зачем засорять память, если есть способ лучше — планирование? По сути, это возможность заглянуть в будущее и смоделировать его под свои потребности. А также освободить мозг для решения иных важных вопросов.
Составляйте простые и недлинные списки дел.
Заранее продуманный порядок действий и задач увеличивает эффективность любого вида деятельности на 25%.
Даже если действия регламентированы должностной инструкцией, личный план на день, на неделю, на месяц и на год не помешает. Видение задач, как ближайших, так и отдаленных, помогает правильно распределять время и силы, предотвращать простои, оценивать достигнутые результаты (что придаст энергии для новых свершений).
Расставляем приоритеты — что важно и срочно. Дел всегда больше, чем возможностей их выполнить.
Хронометраж: куда уходит время?
Один из законов Мерфи гласит, что любое дело требует больше времени, чем планировалось до его начала.
Периодически фиксируйте расход времени — собирайте информацию для анализа, который поможет увидеть, куда на самом деле уходят драгоценные секунды, минуты, часы. В течение трех дней (желательно двух будничных и одного выходного) записывайте все дела и указывайте время, затраченное на их выполнение.
Хронометраж эффективен, поскольку он помогает:
- Узнать, на что мы действительно тратим свое время.
- Выявить:
- хронофаги;
- уже не актуальные задачи, которые мы продолжаем выполнять;
- задачи, которые можно делегировать;
- задачи, которые выполняются не очень эффективно.
- Обнаружить скрытые резервы времени.
- Почувствовать ценность времени.
Случайные отвлечения и неожиданные задачи-пятиминутки не обязательно записывать: отмечайте их галочками, а в конце сессии подсчитайте количество и умножьте на 5 минут.
Мотивация: мечтать не вредно
У каждого действия есть мотивация. Это внутренний импульс, не просто побуждение к действию, а стремление довести дело до конца. Получение денег, признания, самоутверждение и т.д. — стимулов множество. Люди разные, что для одного важно, для другого несущественно.
Мотивация невозможна без целеполагания. Для движения к цели нужны различные виды мотивации.
Мотивация должна соответствовать именно вашим внутренним потребностям. Допустим, для выполнения приказа руководителя мотивы могут быть следующими: стремление получить благодарность, желание быть премированным, мечта продвинуться по карьерной лестнице, страх получить выговор, соревновательный дух.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Как успешно успевать: основы тайм-менеджмента (Антропова Т.Ю.) («Руководитель бюджетной организации», 2021, N 4) {КонсультантПлюс}
