Составляем положение об использовании корпоративной мобильной связи - Компания «АПИ»

Составляем положение об использовании корпоративной мобильной связи

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет - закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Составляем положение об использовании корпоративной мобильной связи

 

Расходы на корпоративную связь, как правило, обоснованы необходимостью выполнения должностных обязанностей сотрудниками. Чаще всего мобильная связь нужна сотрудникам, работающим с клиентами/поставщиками или имеющим разъездной характер работы (например, курьерам). Для них должны быть установлены правила пользования мобильной связью.

Можно изложить их в правилах внутреннего трудового распорядка, общих требованиях к охране труда или разработать отдельный документ, который может называться по-разному — положение о служебной мобильной связи, порядок пользования корпоративной связью работниками и т.п. (далее — Положение).

Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт. В частности, рекомендуем прописать в нем следующие пункты.

  1. Перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь (далее — перечень), и лимиты расходов на нее (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией). Как правило, сам перечень оформляется приложением к Положению. А в Положении лишь упоминается, что такой перечень есть. Хотя при желании перечень можно привести и в самом документе. Ограничений на этот счет нет. С лимитами, если они устанавливаются, можно поступить аналогично.

Устанавливая лимиты, также пропишите в Положении, как и в каких случаях сотрудник будет возвращать вам суммы перерасхода, если таковые возникнут. Вариантов здесь может быть два.

Вариант 1. Сотрудник превысил установленный ему лимит в связи с производственной необходимостью. Для таких случаев Положение можно дополнить пунктом следующего содержания:

    

                «В случае превышения работником установленного для него лимита мобильной связи он вправе в течение 5 рабочих дней после окончания месяца, в котором такое превышение имело место, написать служебную записку на имя непосредственного руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода».

 

Вариант 2. «Лишние» расходы появились из-за того, что сотрудник использовал мобильную связь в личных целях. В таком случае можно обязать его возместить сумму перерасхода компании. Перечислить деньги сотрудник может на расчетный счет или внести в кассу организации.

Обратите внимание, прописать в Положении пункт, предусматривающий удержание суммы перерасхода из зарплаты работника, нельзя, так как в ТК РФ такого основания нет. Удержать сверхлимитную сумму из зарплаты работника можно, только если он даст вам на это письменное согласие. Если согласия не последует, то можете привлечь его к материальной ответственности, так как он нанес вам материальный ущерб. Процедура привлечения к материальной ответственности оформляется в общем порядке.

  1. Права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной услуги. Пропишите в Положении, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время, по выходным, в отпуске и т.д. Причем эти правила могут различаться для разных должностей.

Определите, могут ли сотрудники использовать корпоративную связь в личных целях. И если могут, пропишите порядок такого использования. Например, выбирая тариф с поминутной (посекундной) тарификацией, в Положении можно указать, что разговоры личного характера организация оплачивает только в пределах лимита, который устанавливается в целом на служебные и личные разговоры работника.

Перечислите обязанности работников и запреты. Например, пропишите:

  • обязанность находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания работодателя;
  • обязанность бережно обращаться с телефонами и сим-картами;
  • запрет на обмен сим-картами между работниками или на их передачу третьим лицам.

Но не обязывайте работников быть на связи во время отдыха. Режим «дежурство на дому» допускается только в случаях, установленных ТК РФ или иными федеральными законами.

 

Внимание! Во избежание возможных претензий налоговиков необходимость использования мобильной связи работниками рекомендуем также закрепить:

  • в должностных инструкциях;
  • в трудовых договорах или допсоглашениях к ним.

 

  1. Порядок выдачи и сдачи телефонов и сим-карт. Укажите, кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и сим-карты. Например, этим может заниматься сотрудник склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению телефонов и сим-карт, принадлежащих компании. Основанием для их выдачи может быть служебная записка непосредственного руководителя. А сама выдача телефонов и сим-карт конкретному работнику может оформляться отдельным приказом, содержащим ф. и. о. и должность сотрудника, модель и серийный номер телефона, телефонный номер, дату их выдачи. С таким приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Если мобильных телефонов и сим-карт много и они периодически передаются разным работникам, то можете вести журнал (ведомость) выдачи телефонов и сим-карт, в котором сотрудники должны будут расписываться при их получении.

Также конкретизируйте, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать сим-карту. К примеру, это могут быть:

  • увольнение сотрудника;
  • переход сотрудника в другое подразделение;
  • нарушение сотрудником правил использования служебной связи.
  1. Порядок учета расходов на корпоративную связь. Пропишите, кто и в каком порядке ведет учет расходов, выявляет превышение лимита или использование сим-карты в личных целях и информирует об этом работников.

Готовое Положение утвердите соответствующим приказом и ознакомьте с ним под роспись всех работников, имеющих право на пользование мобильной связью. А тех, кого примете на работу в будущем, ознакомьте с этим локальным актом, как и с другими, при приеме на работу до подписания трудового договора.

И помните: чем детальнее будет составлено Положение о мобильной связи и чем более тщательно будут обоснованы его пункты, тем меньше появится поводов для претензий у налоговиков.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Мобильная связь за счет работодателя (Кравченко И.В.) («Главная книга», 2019, N 2) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

    Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс






      Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс

        Обратная связь

          Протестируйте КонсультантПлюс

            Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

              Заказать подборку по данной теме

                Регистрация на конкурс

                Только администратор может добавлять новых пользователей.

                Заказать видео

                  Записаться на мероприятие

                    Записаться на курс

                      Заказать документ

                        Что для Вас идеальные условия труда?