В настоящее время организации вправе применять как формы первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно с учетом требований Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», так и унифицированные формы. Если организацией принято решение о применении унифицированных форм документов, то график отпусков следует составлять, используя форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Составляя график отпусков, необходимо учитывать положения действующего законодательства Российской Федерации, специфику деятельности организации и пожелания работников.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме. При этом необходимо учитывать, что невозможно изменить график отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора, что следует из Определения Конституционного суда Российской Федерации от 17.11.2009 N 1385-О-О.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, что установлено статьей 125 ТК РФ.
Обратите внимание, что помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков, которые могут быть разделены на части, в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год. Отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, что следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1.
Рассмотрим пример заполнения графика отпусков.
Пример. При составлении графика графы 7 — 9 не заполняются.
Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после фактического окончания отпуска, то есть после того, как работник выйдет на работу.
Графы 8 и 9 «Перенесение отпуска» заполняются только в том случае, если отпуск переносится на другой период времени. В качестве основания перенесения отпуска указывается приказ (распоряжение) руководителя или иной документ организации.
Графа 10 формы заполняется в случае необходимости внесения в график каких-либо сведений, которые не могут быть внесены в графы 1 — 9.
Предположим, что сотрудник Манаенков В.В. попросил перенести отпуск по семейным обстоятельствам, а Филоненко Е.И. — из-за временной нетрудоспособности.
В этом случае в графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 — основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 — дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.
Сотрудник Русских А.П. запланировал новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это также необходимо отразить в графике.
На предприятии нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется.
График подписывается руководителем кадровой службы организации и утверждается руководителем организации.
Если в организации нет кадровой службы, то график подписывается лицом, ответственным за его составление.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
