Соглашение об использовании личного автомобиля работника учреждения в командировке - Компания «АПИ»

Соглашение об использовании личного автомобиля работника учреждения в командировке

Соглашение об использовании работником учреждения личного автомобиля в командировке заключите в письменной форме. Такое соглашение можно оформить отдельно или как дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашение подписывается работником и работодателем.

Укажите в нем следующую информацию:

  • характеристику автомобиля (модель, мощность, год выпуска, регистрационный номер, идентификационный номер (VIN) и др.). Это позволит идентифицировать автомобиль и избежать споров о размерах возмещения расходов на ГСМ;
  • данные ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль — чтобы подтвердить, что это личный автомобиль работника (Письмо Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235);
  • размер компенсации за использование, износ (амортизацию) автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
  • расходы, возмещаемые в связи с использованием машины (например, расходы на ГСМ, обслуживание и ремонт) (ст. 188 ТК РФ);
  • порядок возмещения вышеперечисленных расходов (например, какие документы работник должен представить для возмещения ему расходов, в какие сроки производится выплата). Если порядок прописан в локальном нормативном акте, то дайте на него ссылку;
  • требование об исполнении работником положений локального нормативного акта, регулирующего порядок использования личного автомобиля в командировке, — если в вашем локальном нормативном акте есть дополнительные требования к оформлению документов.

Обратите внимание, что предельные размеры компенсации установлены только для работников с разъездным характером работы в учреждениях уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и таможенных органов РФ (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 N 14).

Внимание! На практике некоторые авторы советуют оформлять размер возмещения расходов приказом вместо соглашения, ссылаясь на Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140. Однако такая рекомендация противоречит ст. 188 ТК РФ, которая прямо обязывает заключать соглашение в таких случаях, а значит, есть риск привлечения вас к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Приказ действительно нужно оформить, но не вместо соглашения, а как дополнительный документ, который будет подтверждать выплату компенсации. О нем мы упоминаем ниже.

В локальном нормативном акте учреждения рекомендуем указать: возможность использования личного автомобиля для поездок в командировки, обязанность по оформлению путевых листов, право работника на компенсацию за использование своего автомобиля и возмещение расходов, связанных с его эксплуатацией.

Также рекомендуем прописать перечень возмещаемых расходов и документы, которыми они должны быть подтверждены. Например, расходы на ГСМ подтвердят чеки с АЗС, а оплату непредвиденного ремонта машины — договор оказания услуг и акт выполненных работ.

Дополнительно укажите сроки, в которые вы должны производить работнику выплаты.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс  

Готовое решение: Как оформить использование личного автомобиля работника учреждения в командировке (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

    Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс






      Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс

        Обратная связь

          Протестируйте КонсультантПлюс

            Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

              Заказать подборку по данной теме

                Регистрация на конкурс

                Только администратор может добавлять новых пользователей.

                Заказать видео

                  Записаться на мероприятие

                    Записаться на курс

                      Заказать документ

                        Что для Вас идеальные условия труда?