Соглашение об использовании работником учреждения личного автомобиля в командировке заключите в письменной форме. Такое соглашение можно оформить отдельно или как дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашение подписывается работником и работодателем.
Укажите в нем следующую информацию:
- характеристику автомобиля (модель, мощность, год выпуска, регистрационный номер, идентификационный номер (VIN) и др.). Это позволит идентифицировать автомобиль и избежать споров о размерах возмещения расходов на ГСМ;
- данные ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль — чтобы подтвердить, что это личный автомобиль работника (Письмо Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235);
- размер компенсации за использование, износ (амортизацию) автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
- расходы, возмещаемые в связи с использованием машины (например, расходы на ГСМ, обслуживание и ремонт) (ст. 188 ТК РФ);
- порядок возмещения вышеперечисленных расходов (например, какие документы работник должен представить для возмещения ему расходов, в какие сроки производится выплата). Если порядок прописан в локальном нормативном акте, то дайте на него ссылку;
- требование об исполнении работником положений локального нормативного акта, регулирующего порядок использования личного автомобиля в командировке, — если в вашем локальном нормативном акте есть дополнительные требования к оформлению документов.
Обратите внимание, что предельные размеры компенсации установлены только для работников с разъездным характером работы в учреждениях уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и таможенных органов РФ (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 N 14).
Внимание! На практике некоторые авторы советуют оформлять размер возмещения расходов приказом вместо соглашения, ссылаясь на Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140. Однако такая рекомендация противоречит ст. 188 ТК РФ, которая прямо обязывает заключать соглашение в таких случаях, а значит, есть риск привлечения вас к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Приказ действительно нужно оформить, но не вместо соглашения, а как дополнительный документ, который будет подтверждать выплату компенсации. О нем мы упоминаем ниже.
В локальном нормативном акте учреждения рекомендуем указать: возможность использования личного автомобиля для поездок в командировки, обязанность по оформлению путевых листов, право работника на компенсацию за использование своего автомобиля и возмещение расходов, связанных с его эксплуатацией.
Также рекомендуем прописать перечень возмещаемых расходов и документы, которыми они должны быть подтверждены. Например, расходы на ГСМ подтвердят чеки с АЗС, а оплату непредвиденного ремонта машины — договор оказания услуг и акт выполненных работ.
Дополнительно укажите сроки, в которые вы должны производить работнику выплаты.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
