Размер компенсации нужно закрепить в соглашении между учреждением и работником (ст. 188 ТК РФ). Например, это можно сделать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Кроме того, размер компенсации, как и порядок ее выплаты, можно определить в коллективном договоре и (или) ином локальном нормативном акте учреждения (например, в Положении о служебных командировках).
В этом порядке рекомендуем предусмотреть:
- положение о том, что работник должен подтвердить принадлежность ему автомобиля и наличие водительских прав: предоставить ПТС и (или) свидетельство о регистрации автомобиля, водительское удостоверение;
- экономически обоснованный расчет суммы компенсации за день командирования и (или) в зависимости от интенсивности использования транспортного средства в командировке (времени использования, пройденных километров).
Это позволит вам избежать претензий со стороны проверяющих органов.
Предельные размеры компенсации и порядок ее выплаты для отдельных категорий лиц могут быть установлены нормативными правовыми актами или учредителем (ГРБС).
Например, для федеральных госслужащих предельный размер компенсации за месяц и порядок ее выплаты установлены в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563, для госслужащих города Москвы — Порядком, утвержденным Указом Мэра Москвы от 15.06.2011 N 45-УМ.
Эти нормы можно применять с поправкой на конкретное количество дней командировки.
Если вы выплачиваете компенсацию за счет приносящей доход деятельности и хотите уменьшить на эти расходы налогооблагаемую базу по налогу (на прибыль или при УСН «доходы минус расходы»), то это можно сделать в пределах установленных норм расходов, включающих износ, ГСМ, ремонт (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036).
Расходы по выплате компенсации отнесите на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (разд. II Порядка N 209н).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
