Ошибка N 1: в график включены не все работающие лица
Чаще всего «забывают» о совместителях и сотрудниках (работниках), находящихся в отпуске по уходу за ребенком.
Совместители. Напомним, что лица, работающие по трудовому договору и являющиеся совместителями, на основании ст. 114 ТК РФ имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Согласно ст. 286 ТК РФ совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Таким образом, предоставление отпуска внешнему совместителю прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе, и можно подумать, что включать совместителя в график не нужно. Однако это не так.
Совместители, как и основные работники, имеют право на отдых, а очередность его предоставления определяется графиком отпусков. Кроме того, график предназначен для организации эффективной работы учреждения, ведь работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену. Включение совместителя в график поможет спланировать все правильно.
При составлении графика у совместителя можно запросить информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы. Если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке. Впоследствии он может быть предоставлен по заявлению работника с соответствующей корректировкой графика.
Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется сотрудникам, гражданским служащим и работникам по их заявлению в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 256 ТК РФ. Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью или по частям. За сотрудником, гражданским служащим и работником сохраняется место службы (работы), должность на период отпуска по уходу за ребенком. Аналогичные нормы приведены в п. 2.6.4 Инструкции N 79.
Включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет. В следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и ежегодный отпуск не получит.
Если же отпуск по уходу заканчивается в следующем календарном году, нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы. Причем необходимо учитывать стаж работы и право на отпуск, установленное ст. 260 ТК РФ. Как следует из этой статьи, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя. Аналогичные нормы есть в п. 15.3 Инструкции N 76.
Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в таком отпуске. Тогда в графе «Примечание» делается отметка о том, что работница в указанном отпуске.
Ошибка N 2: указываются не все отпуска
Проверьте, включены ли в утвержденный график отпусков дополнительные оплачиваемые или неиспользованные отпуска сотрудников.
Напомним, что график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. В соответствии со ст. 117 ТК РФ он предоставляется по результатам специальной оценки условий труда, проведенной согласно Закону N 426-ФЗ. Минимальная продолжительность такого отпуска — семь календарных дней.
Однако в силу ч. 4 ст. 3 Закона N 426-ФЗ проведение специальной оценки в отношении условий труда государственных гражданских служащих регулируется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ о государственной гражданской службе. Таким нормативным актом, в частности, является Закон N 79-ФЗ, но в настоящее время порядок проведения специальной оценки условий труда в отношении рабочих мест государственных гражданских служащих в данном Законе не урегулирован. Но, как отмечается в Письме Минтруда РФ от 23.06.2017 N 15-1/ООГ-1744, в отношении государственных служащих специальная оценка условий труда может проводиться в общем порядке, установленном Законом N 426-ФЗ. В отношении рабочих мест военнослужащих, проходящих воинскую службу, специальная оценка условий труда не проводится, поскольку согласно ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство не распространяется на военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы, если в установленном ТК РФ порядке они одновременно не выступают в качестве работодателей или их представителей.
Значит, если основания для такого отпуска есть, надо учесть, что он предоставляется только за фактически отработанное время в соответствующих условиях, и определить точную продолжительность такого отпуска к моменту утверждения графика невозможно.
Однако он должен быть отражен в графике. Если учреждение использует форму графика Т-7, для этого в графе 6 данной формы отражается только дата начала отпуска, а дата окончания будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. В графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска — оно определяется путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «37».
Ошибка N 3:
при составлении не учтено мнение профсоюзного органа
График подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации. Кроме того, если предоставление отпусков осуществляется в соответствии с ТК РФ, его ст. 123 требует, чтобы график утверждался с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Значит, если в учреждении существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика туда. Отметим, что аналогичная норма имеется в п. 3.2.2 — 3.2.5 Инструкции N 79 в отношении лиц, работающих в Следственном комитете.
Порядок учета мнения профсоюза определен ст. 372 ТК РФ. В частности, в выборный орган первичной профсоюзной организации направляется проект графика. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.
Если профсоюз не согласен с очередностью предоставления отпусков, установленной графиком, либо предлагает скорректировать документ, работодатель может согласиться с этим. А может в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.
Если прийти к согласию так и не удалось, работодатель может утвердить график, составив протокол разногласий. Выборный орган первичной профсоюзной организации, в свою очередь, может обжаловать график в соответствующую государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд. Кроме того, профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.
ГИТ обязана в течение месяца со дня получения жалобы (заявления) профсоюзной организации провести проверку. В случае выявления нарушения работодателю выдается предписание об отмене утвержденного графика отпусков, обязательное для исполнения.
Итак, проверьте: если профсоюз имеется, на графике отпусков должна стоять отметка об учете мнения — дата и номер соответствующего документа (протокола).
Ошибка N 4: не вносятся изменения в график отпусков
Необходимость внесения изменений в график отпусков может быть обусловлена несколькими причинами. Однако не всегда кадровые работники это делают – «забывают», не успевают или вовсе считают, что это необязательно.
Ошибка N 5: работников не ознакомили с графиком отпусков
Некоторые работодатели не проводят ознакомление работников с графиком, потому что не хотят конфликтных ситуаций. Между тем ознакомить сотрудников (работников) с данным документом нужно. График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный для исполнения как нанимателем (работодателем), так и работниками (служащими). Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минтруда РФ N 18-4/10/В-1771 в отношении госслужащих. Обязательность согласования графика отпусков с лицами, работающими в Следственном комитете, закреплена в п. 3.2.6 Инструкции N 79 (ознакомление с графиками отпусков не позднее 15 января года, на который они утверждены).
Ни наниматель (работодатель), ни сотрудник (работник) не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Наниматель (работодатель) обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В связи с этим утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.
Иные ошибки
Ну и, конечно же, проверьте график на наличие других ошибок. Например, можно встретить случаи, когда в графике указывают месяц вместо дат начала отпусков. Вроде бы это не ошибка, но это может повлечь нарушение со стороны нанимателя (работодателя), ведь в одностороннем порядке дату ухода в отпуск определить нельзя.
Кроме того: предусматриваются отпуска неверной продолжительности; отпуск неправильно разделяется на части, например, когда выделены три части и каждая из них менее 14 дней.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
