Как и ранее, отражение в учете расходования ГСМ должно подтверждаться путевым листом, соответствием расхода бензина установленным нормам. Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Порядок его заполнения утвержден Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ N 152).
Отметим, что Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н не содержит положений, утверждающих обязательное применение путевого листа и его форму, однако сам Приказ N 152 такое требование содержит: обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (ч. 2 разд. I Приказа N 152). Следовательно, учреждению необходимо указать на применение документа — путевого листа в своей учетной политике в редакции, предусмотренной Приказом N 152.
С конца 2017 года путевой лист дополнен информацией о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а бухгалтерскую службу интересуют в первую очередь показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо). Кроме того, путевой лист может быть дополнен такой информацией о движении горючего, как:
- остаток при выезде;
- остаток при возвращении;
- выдано по заправочному листу;
- расход по норме;
- расход фактический.
Для целей исчисления налога на прибыль расходы ГСМ не нормируются, нормы расхода применяются для целей бухгалтерского учета затрат на топливо в организациях автомобильного транспорта в соответствии с Инструкцией по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утвержденной Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153. Сами же нормы установлены Распоряжением Минтранса РФ N АМ-23-р. Практика проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждений государственного сектора заставляет применять указанные нормы для целей бухгалтерского учета в том числе государственными (муниципальными) учреждениями.
С 20 сентября 2018 года Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р позволяет определять базовую норму расхода топлива для легковых автомобилей не только по таблицам Минтранса, но и по данным завода-изготовителя, которые он получил в соответствии с международными требованиями WLTP или по правилам Приложения 6 к Правилу ООН N 101 (в этом случае нужно добавлять поправочный коэффициент KHs).
Учреждение рассчитывает норму расхода ГСМ исходя из условий эксплуатации транспорта с учетом поправочных коэффициентов и надбавок, предусмотренных рекомендациями из Распоряжения Минтранса РФ N АМ-23-р, и утверждает ее приказом или распоряжением руководителя. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены лично под подпись.
Если фактический расход топлива превысил расход топлива, рассчитанный по норме Минтранса, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности (см. Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 02-06-10/3056). В этом случае учреждение путем контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения или специализированной организацией, может установить нормы расхода, превышающие нормы расхода топлива из Распоряжения N АМ-23-р. Нормы, установленные расчетным путем, утверждаются распоряжением руководителя учреждения. Если же и расчетные нормы были превышены, то списание ГСМ сверх установленных в учреждении норм должно осуществляться по аналогичным правилам — при наличии объективных причин и по решению руководителя учреждения.
Вопросам заполнения путевых листов и установления норм расхода ГСМ в учреждении посвящено немало специализированных материалов, повторять которые нецелесообразно. Мы лишь хотели напомнить порядок документального оформления списания ГСМ и обратить внимание на последние законодательные изменения и уточнения в данной части. Подытоживая, можем утверждать, что значительные изменения отсутствуют.
В бухгалтерском учете списание ГСМ оформляется актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). При этом в учетной политике необходимо закрепить способ списания ГСМ: по фактической стоимости единицы запасов или по средней фактической стоимости. Полагаем, средняя стоимость предпочтительнее, поскольку позволяет не учитывать изменения цен.
Списание топлива по нормам, утвержденным в учреждении, отразится проводкой:
Дебет счета 0 109 00 272, 0 401 20 272
Кредит счета 0 105 33 443.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
