Не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. Конкретный перечень расходов работника, освобождаемых от налогообложения, установлен абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ и включает в себя, в частности, расходы на проезд до места назначения и обратно, суточные, расходы на наем жилого помещения (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения).
В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется (п. 1 Письма Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).
На основании изложенного можно сделать вывод, что соответствующие суммы необходимо включить в доход работника, подлежащий налогообложению НДФЛ.
Вместе с тем необходимо учитывать, что положениями НК РФ не установлено правило о том, что несоблюдение работником сроков сдачи авансового отчета по командировке влечет автоматическую переквалификацию суммы выданного аванса в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ.
Следует отметить, что согласно судебной практике выданные под отчет денежные средства не являются экономической выгодой работника и не являются его доходом, так как не переходят в собственность работника и не относятся к доходам физических лиц (см., например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 N Ф10-2385/2016).
Таким образом, выданные под отчет суммы на командировку нельзя квалифицировать в качестве экономической выгоды и объекта налогообложения по НДФЛ, поскольку они являются задолженностью работника перед работодателем (ст. ст. 41, 209 НК РФ).
При этом работодатель вправе удержать из заработной платы работника суммы неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).
Соответственно, в случае невозможности взыскания задолженности с работника, например, в связи с истечением срока исковой давности по ней либо прощением организацией долга в отношении выданного ему аванса на командировочные расходы соответствующие суммы должны облагаться НДФЛ (см. Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, Постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 по делу N А65-15313/2013).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
