Электронные документы можно отправлять через специальные информационные системы (сервисы электронного документооборота). Отправленные таким образом сообщения и документы при соблюдении определенных условий считаются подписанными простой электронной подписью (далее — простая ЭП) (ч. 1 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона об электронной подписи).
Чтобы получить возможность использовать простую ЭП в такой системе, вам нужно:
- подключиться к системе. Вы можете сделать это следующими способами:
- создать ее самостоятельно (например, для учета ТМЦ или обмена письмами внутри организации). Утвердите приказом руководителя порядок использования системы. Предусмотрите в нем правила определения участника системы по его подписи;
- заключить на платной основе договор с оператором уже созданного сервиса. На компьютеры ваших сотрудников установят необходимую программу или предоставят им доступ к сайту оператора системы.
Если вы хотите через такой сервис подписывать договоры и обмениваться документами с контрагентом, нужно предварительно заключить с ним соглашение о применении конкретной системы и ее правил (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи). Рекомендуем составить соглашение в бумажной форме, с «живыми» подписями руководителей или полномочных представителей сторон. Это позволит избежать споров о существовании соглашения об электронном документообороте;
зарегистрироваться на специальном интернет-портале суда или госоргана (например, https://my.arbitr.ru или www.gosuslugi.ru) для обмена с ним сообщениями. Регистрация бесплатна;
- получить ключи электронной подписи (далее — ключи ЭП). При использовании сервисов вы заводите сами или получаете от оператора учетную запись с логином и личным паролем. Логин к учетной записи будет ключом проверки электронной подписи (далее — ключ проверки ЭП), пароль к ней — ключом электронной подписи (далее — ключ ЭП). После получения ключа ЭП вы должны будете применять его в соответствии с правилами информационной системы (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона об электронной подписи).
Обратите внимание: получение ключа ЭП чаще всего требует от подписанта подтверждения личности. Закон признает документ подписанным простой ЭП, если в нем есть сама подпись или информация, которая указывает на лицо, создавшее или отправившее документ (ч. 1 ст. 9 Закона об электронной подписи). Например, доступ (учетную запись) к внутреннему электронному документообороту получает лишь сотрудник организации, личность которого установлена при приеме на работу.
Вы можете обмениваться с контрагентом юридически значимыми электронными документами и вне информационных систем, например по электронной почте. Чтобы документы в таком случае считались подписанными простой ЭП, предварительно заключите с контрагентом соглашение об обмене документами с использованием простой ЭП.
В соглашении обязательно укажите (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи):
- правила определения подписанта по его простой ЭП. Например, вы можете указать, что подписанием документа простой ЭП считается его направление с корпоративной электронной почты. Уточните при этом, от каких лиц и с каких адресов будут направляться сообщения. В таком случае ключом ЭП будет пароль к электронному почтовому ящику, ключом проверки ЭП — адрес электронной почты;
- обязанность соблюдать конфиденциальность ключа простой ЭП. Она возлагается на лицо, которое создает и (или) использует ключ ЭП.
Составьте соглашение в бумажной форме, с «живыми» подписями руководителей или полномочных представителей сторон. В случае спора такое соглашение поможет вам доказать юридическую силу подписанных на его основании электронных документов.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как получить простую электронную подпись (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
