По общему правилу, установленному п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах. К отчету прилагаются документы, подтверждающие осуществленные расходы.
В указанном положении нет специальных норм, регулирующих порядок оформления командировочных расходов в электронных документах, но и не запрещается их применять.
Примечание. Пунктом 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом. Он составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 названного Закона).
Отношения в области использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении гражданско-правовых сделок, иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом N 63-ФЗ.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ, Письма Минфина России от 28.12.2018 N 03-03-07/95687, от 09.11.2018 N 03-03-06/1/80793).
Чаще всего возникают вопросы о подтверждении в составе командировочных расходов затрат на поездку к месту командирования и обратно на самолете или поезде. Это обусловлено тем, что билеты на данные виды транспорта оформляются преимущественно в электронном виде.
Для авиабилета, приобретенного в бездокументарной форме (электронного билета), документальным подтверждением расходов будут маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон. При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать реквизиты, подтверждающие факт использования подотчетным лицом услуги по воздушной перевозке. Как правило, таковым считается штамп о досмотре. При его отсутствии на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт использования услуги иным способом. Если штамп о досмотре на посадочном талоне проставить нельзя, организация может подтвердить оказание услуги справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем, содержащей необходимую для подтверждения полета информацию (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82, Письма Минфина России от 28.02.2019 N 03-03-05/12957, от 17.12.2018 N 03-03-07/91528). Если ни один из указанных документов не может быть представлен, можно обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.
Расходы на приобретение железнодорожного билета может подтвердить контрольный купон, полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети или в распечатанном виде (п. 2, 5 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322, Письмо Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777).
При оформлении электронных проездных документов на железнодорожном транспорте путем валидации бесконтактной смарт-карты (в том числе социальной карты), транспортной, платежной карты (в том числе с использованием бесконтактной технологии проведения платежа) или электронного устройства контрольный купон сохраняется в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и по требованию пассажира распечатывается и выдается ему в пункте продажи при предъявлении карты или устройства, с помощью которых был оформлен электронный проездной документ (билет).
Обратите внимание! При приобретении билетов, оформленных в электронном виде, работник должен приложить к авансовому отчету их распечатки.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс:
