Как именно следует подготовить офис к визиту проверяющих, можно понять, ознакомившись с правами инспекции (п. 13 ст. 89 и ст. 91 НК РФ). Должностные лица налоговых органов вправе иметь доступ на территорию и в помещения налогоплательщика, осматривать их при необходимости.
В связи с этим на территории и в помещениях компании (или предпринимателя) должны находиться только те документы и то имущество, наличие которых юридически и логически обосновано и целесообразно для ведения их деятельности.
Судьба документов, не имеющих отношения к проверяемому лицу, будет аналогична судьбе лишних файлов — их необходимо удалить из офиса и производственных помещений. Этот же принцип распространяется на печати, штампы, образцы продукции, рабочие места сотрудников других организаций (в том числе входящих в одну группу). В офисе компании, которая готовится к налоговой проверке, должны храниться только ее документы и имущество.
По общему правилу (ст. 89 НК РФ) выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика. Если у компании нет возможности предоставить инспекторам помещение, то проверка может быть проведена по месту нахождения налогового органа. С одной стороны, организация может выбрать место дислокации проверяющих, если воспользуется этой нормой. С другой стороны, просьбу перенести проверку в стены инспекции налогоплательщик должен обосновать.
Классический вариант проведения налоговой проверки — на территории налогоплательщика. В этом случае целесообразно будет предоставить инспекторам отдельное помещение, расположенное таким образом, чтобы исключить свободное передвижение проверяющих по офису и возможность утечки информации. Чем более полная техническая и бытовая экипировка предоставлена проверяющим, тем меньше поводов возникнет у них для путешествий по другим кабинетам компании в поисках сотрудников бухгалтерии, IT-специалистов и т.д. Разумным будет даже выделить на период проверки прошедшего соответствующий инструктаж сотрудника бухгалтерии, который разместится в одном кабинете с налоговиками и станет обеспечивать их коммуникации с персоналом и приносить в кабинет затребованные документы.
Обратите внимание, что местом нахождения компании считается то, где находится ее руководитель. Понятий «юридический», «почтовый» или «фактический адрес» законодательство не содержит. Если эти адреса не совпадают, внесите в ЕГРЮЛ соответствующие изменения.
Инструктаж персонала
К визиту налоговиков следует подготовить и сотрудников организации. Свободного общения проверяющих с работниками компании лучше не допускать. Правильным решением будет поручить взаимодействие с инспектором одному или нескольким сотрудникам, имеющим знания в области налогов, юриспруденции и опыт прохождения налоговых проверок.
Однако нельзя сбрасывать со счетов право налогового органа допрашивать свидетелей. Показания сотрудников в этом случае не должны противоречить друг другу и информации, содержащейся в документах.
Для этого персоналу компании нужно рассказать о потенциальной проверке и проинструктировать относительно ситуаций, которые могут произойти во время ее проведения, в том числе о том, в каких случаях работники должны будут дать свои показания, а в каких они могут отказаться предоставлять налоговым инспекторам какие-либо пояснения.
Желательно проработать и ключевые принципы интервью с проверяющим: показания сотрудников должны быть основаны только на фактах, какие-либо личные выводы, предположения относительно обстоятельств необходимо исключить. Ответы должны быть как можно более краткими и прямыми и относиться только к поставленному вопросу. Показывать свою широкую осведомленность в делах фирмы в такой ситуации будет не только неуместно, но и в некоторых случаях небезопасно.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс Статья: Налоговая проверка в компании: как подготовиться (Ильина И.) («Налоговый учет для бухгалтера», 2016, N 11) {КонсультантПлюс}
