Персональные данные работника - Компания «АПИ»

Персональные данные работника

Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. А именно: паспортные данные, семейное положение, сведения об образовании, номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, сведения о трудовой деятельности и др.

Эта информация необходима работодателю, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку N Т-2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.

Обратите внимание: не допускается передача личных сведений о работнике с коммерческой целью без письменного согласия самого работника (ст. 88 ТК РФ).

Все документы, которые содержат персональные данные, формируют личное дело сотрудника.

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема на работу и ведут в течение всего срока работы сотрудника на этом месте.

Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

Личное дело состоит из двух разделов.

  1. Анкетно-биографические и характеризующие документы.

В эту группу документов включают:

  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету;
  • автобиографию;
  • копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
  • личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
  • выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении (копии таких приказов);
  • трудовой договор;
  • должностную инструкцию;
  • заявления работника о переводах;
  • представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
  • выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
  • копии наградных листов.
  1. Дополнительные документы.

В эту группу документов входят:

  • старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
  • карточки учета поощрений и взысканий;
  • характеристики с прежнего места работы;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии и другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс  Статья: Персональные данные сотрудника (Шеломова И.В.) («Нормативные акты для бухгалтера», 2018, N 21) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

Обратная связь

Протестируйте КонсультантПлюс

Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

Заказать подборку по данной теме

Регистрация на конкурс

Только администратор может добавлять новых пользователей.

Заказать видео

Записаться на мероприятие