Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. А именно: паспортные данные, семейное положение, сведения об образовании, номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, сведения о трудовой деятельности и др.
Эта информация необходима работодателю, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку N Т-2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.
Обратите внимание: не допускается передача личных сведений о работнике с коммерческой целью без письменного согласия самого работника (ст. 88 ТК РФ).
Все документы, которые содержат персональные данные, формируют личное дело сотрудника.
Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема на работу и ведут в течение всего срока работы сотрудника на этом месте.
Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.
Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.
Личное дело состоит из двух разделов.
- Анкетно-биографические и характеризующие документы.
В эту группу документов включают:
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету;
- автобиографию;
- копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
- личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
- выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении (копии таких приказов);
- трудовой договор;
- должностную инструкцию;
- заявления работника о переводах;
- представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
- выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);
- аттестационные листы;
- характеристики и рекомендательные письма;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
- копии наградных листов.
- Дополнительные документы.
В эту группу документов входят:
- старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
- карточки учета поощрений и взысканий;
- характеристики с прежнего места работы;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии и другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.
К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс Статья: Персональные данные сотрудника (Шеломова И.В.) («Нормативные акты для бухгалтера», 2018, N 21) {КонсультантПлюс}
