Начать применять УПД вы можете в любое время. На методы учета операций и на сопоставимость показателей отчетности это не повлияет, поэтому дожидаться начала очередного налогового периода (квартала или года) необязательно. Такой вывод следует из ст. 313 НК РФ, ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете.
Определите, для каких операций вы будете применять УПД и насколько удобна для их отражения форма, рекомендованная ФНС России (Приложение N 1 к Письму от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Она является одной из возможных форм документа о передаче товаров (работ, услуг) и имущественных прав. Вы можете использовать ее как образец и дополнить показателями, в том числе необходимыми для выполнения требований ст. 169 НК РФ и Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (Письмо ФНС России от 22.04.2019 N ЕД-4-15/7638).
Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры, поскольку в нее были внесены изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Если рекомендованная форма вас не устраивает (например, если вам не хватает каких-то реквизитов), разработайте по аналогии с ней свою форму УПД с учетом следующих рекомендаций (п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, Письма ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, Минфина России от 08.04.2016 N 03-07-09/20121, от 26.02.2016 N 03-07-09/10933).
В части реквизитов счета-фактуры ваш УПД должен соответствовать действующей форме счета-фактуры.
Реквизиты УПД в части первичного документа определите с учетом требований Закона о бухучете и специфики ваших операций. При этом вы можете, например:
- включить дополнительные реквизиты после полей для подписей счета-фактуры;
- дополнить таблицу новыми графами слева от графы 1 или справа от графы 11.
Состав и последовательность реквизитов самого счета-фактуры не меняйте. Например, не следует добавлять новые колонки между графами 1 — 11, изменять наименование граф и строк, удалять реквизиты счета-фактуры.
Разработанную вами форму УПД закрепите в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008).
Чтобы избежать ошибок и задержек при оформлении УПД, ознакомьте своих сотрудников с порядком его заполнения. Разъясните им:
- кто составляет документ и в скольких экземплярах;
- в какой очередности, кто и какие поля документа заполняет;
- в какой срок нужно заполнять те или иные поля документа;
- какие поля и как должны заполнять представители покупателя.
Укажите сотрудникам, у кого они смогут получать разъяснения по вопросам, возникающим при оформлении документов и при сдаче-приемке товаров (работ, услуг) покупателям.
Предупреждать контрагентов об использовании УПД необязательно. Как правило, покупатели не возражают против УПД. Если документ оформлен правильно, налоговых рисков для них нет (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
Но у покупателей могут возникнуть вопросы при заполнении вашей формы УПД или иные сложности. Рекомендуем урегулировать все вопросы заблаговременно — до того, как вы начнете оформлять отгрузку товаров (сдачу работ, услуг).
Оговорку о применении УПД вы можете включить в договор. Рекомендуем в этом случае указать, как будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ или только как первичный документ.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как перейти на применение УПД (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
