Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 г. все работодатели обязаны формировать их на каждого работника и передавать в ПФР в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 3 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
В сведения о трудовой деятельности включается информация (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете):
- о работнике (в частности, фамилия, имя, отчество);
- месте работы;
- трудовой функции;
- переводах на другую постоянную работу;
- увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора;
- другая информация, предусмотренная Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом.
Как работодателю подготовиться в 2020 г. к переходу на электронные трудовые книжки
Работодателю в течение 2020 г. необходимо (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):
- принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- подготовить и обсудить с представителями работников внесение изменений в коллективные договоры (при необходимости);
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.
Отметим, что работодателю может потребоваться представить в ПФР сведения о трудовой деятельности уже в феврале 2020 г. (не позднее 15-го числа) при наступлении определенных случаев в январе 2020 г. (п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
Сведения о трудовой деятельности следует формировать, используя программно-технические средства, применяемые работодателем для автоматизации своей деятельности, или бесплатный электронный сервис ПФР (п. 2.6 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
В некоторых случаях сведения о трудовой деятельности подаются в ПФР только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.6 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
Кроме того, работодателю необходимо письменно уведомить до 30 июня 2020 г. включительно каждого работника:
- об изменениях Трудового кодекса РФ, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- о праве работника путем подачи заявления сделать выбор: продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде или предоставлять ему сведения о трудовой деятельности согласно ст. ст. 66 и 1 ТК РФ соответственно.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
