Переход на электронные документы - Компания «АПИ»

Переход на электронные документы

Эксперимент по переводу кадровых документов в электронную форму начался с выхода Приказа Минтруда России от 26.03.2018 N 194. Им были утверждены задачи по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, план-график эксперимента, Перечень участников и видов работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент. В электронном виде могут быть, например, оформлены:

  • ознакомление с локальными нормативными актами;
  • прием на работу, заключение трудового договора, подписание приказа о приеме на работу;
  • перевод (перемещение) лица на другую работу, включая подписание приказа, согласование заявления о переводе (перемещении), внесение изменений в трудовой договор;
  • расторжение трудового договора по инициативе работника, согласование заявления об увольнении, подписание приказа об увольнении;
  • учет планового и фактически отработанного времени;
  • обмен электронными больничными и расчеты по ним;
  • служебные командировки;
  • отпуска, включая составление графиков и перенос отпусков по заявлению работников;
  • извещение работников о размере и составе заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
  • предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде.

В Информации Минтруда России от 19.10.2018, размещенной на официальном сайте ведомства, говорится о законопроекте по внесению изменений в Трудовой кодекс в части формирования и ведения в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, то есть о создании электронной трудовой книжки. Предполагается, что она будет представлять собой базу данных о трудовой деятельности гражданина, сформированную путем передачи работодателем в электронном виде сведений о приеме на работу сотрудников, переводе их на другое рабочее место, увольнении и пр. в Пенсионный фонд. Если закон будет принят, все работодатели будут обязаны передавать перечисленные сведения в ПФР в онлайн-режиме.

Минтруд изначально планировал переход на электронный формат в конкретные сроки:

с 2020 года — ведение одновременно электронных и бумажных трудовых книжек;

с 2021 года — постепенный уход от бумажного формата;

с 2027 года — окончательный отказ от ведения бланков трудовых книжек.

Отметим, что в доработанном варианте проекта закона о внесении изменений в ТК РФ не называется конечная дата перехода на электронные трудовые книжки.

Проект масштабный и затрагивает всех работодателей. Законом будет установлен длительный переходный период (около 10 лет), в течение которого можно будет вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки (будут иметь одинаковую юридическую силу).

После окончания переходного периода работодатели будут освобождены от исполнения обязанности по ведению бумажных трудовых книжек, а также от ответственности за их хранение.

Заметим, что перевод данных о трудовой деятельности в электронный вид имеет ряд преимуществ для граждан и работодателей, среди них:

  • сохранность персональных данных в информационной системе ПФР;
  • возможность в любое время ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности;
  • снижение издержек работника и работодателя при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации;
  • дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет упрощения взаимодействия с кадровой службой работодателя;
  • освобождение гражданина при обращении за государственными или муниципальными услугами от обязанности представлять сведения о его трудовой деятельности.

Минтруд, ознакомившись с отзывами участников эксперимента, пришел к выводу, что принятию поправок в трудовом законодательстве (внедрению электронного кадрового документооборота) должно предшествовать решение вопросов в IT-сфере, касающихся:

  • электронной цифровой подписи;
  • архивного хранения данных;
  • защиты передачи данных;
  • юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс:

Статья: Электронные кадровые документы (Джабазян Е.) («Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, N 7) {КонсультантПлюс}

 

Мы Вам перезвоним

Обратная связь

Протестируйте КонсультантПлюс

Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

Заказать подборку по данной теме

Регистрация на конкурс

Только администратор может добавлять новых пользователей.

Заказать видео

Записаться на мероприятие

Записаться на курс