Эксперимент по переводу кадровых документов в электронную форму начался с выхода Приказа Минтруда России от 26.03.2018 N 194. Им были утверждены задачи по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, план-график эксперимента, Перечень участников и видов работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент. В электронном виде могут быть, например, оформлены:
- ознакомление с локальными нормативными актами;
- прием на работу, заключение трудового договора, подписание приказа о приеме на работу;
- перевод (перемещение) лица на другую работу, включая подписание приказа, согласование заявления о переводе (перемещении), внесение изменений в трудовой договор;
- расторжение трудового договора по инициативе работника, согласование заявления об увольнении, подписание приказа об увольнении;
- учет планового и фактически отработанного времени;
- обмен электронными больничными и расчеты по ним;
- служебные командировки;
- отпуска, включая составление графиков и перенос отпусков по заявлению работников;
- извещение работников о размере и составе заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
- предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде.
В Информации Минтруда России от 19.10.2018, размещенной на официальном сайте ведомства, говорится о законопроекте по внесению изменений в Трудовой кодекс в части формирования и ведения в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, то есть о создании электронной трудовой книжки. Предполагается, что она будет представлять собой базу данных о трудовой деятельности гражданина, сформированную путем передачи работодателем в электронном виде сведений о приеме на работу сотрудников, переводе их на другое рабочее место, увольнении и пр. в Пенсионный фонд. Если закон будет принят, все работодатели будут обязаны передавать перечисленные сведения в ПФР в онлайн-режиме.
Минтруд изначально планировал переход на электронный формат в конкретные сроки:
с 2020 года — ведение одновременно электронных и бумажных трудовых книжек;
с 2021 года — постепенный уход от бумажного формата;
с 2027 года — окончательный отказ от ведения бланков трудовых книжек.
Отметим, что в доработанном варианте проекта закона о внесении изменений в ТК РФ не называется конечная дата перехода на электронные трудовые книжки.
Проект масштабный и затрагивает всех работодателей. Законом будет установлен длительный переходный период (около 10 лет), в течение которого можно будет вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки (будут иметь одинаковую юридическую силу).
После окончания переходного периода работодатели будут освобождены от исполнения обязанности по ведению бумажных трудовых книжек, а также от ответственности за их хранение.
Заметим, что перевод данных о трудовой деятельности в электронный вид имеет ряд преимуществ для граждан и работодателей, среди них:
- сохранность персональных данных в информационной системе ПФР;
- возможность в любое время ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности;
- снижение издержек работника и работодателя при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации;
- дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет упрощения взаимодействия с кадровой службой работодателя;
- освобождение гражданина при обращении за государственными или муниципальными услугами от обязанности представлять сведения о его трудовой деятельности.
Минтруд, ознакомившись с отзывами участников эксперимента, пришел к выводу, что принятию поправок в трудовом законодательстве (внедрению электронного кадрового документооборота) должно предшествовать решение вопросов в IT-сфере, касающихся:
- электронной цифровой подписи;
- архивного хранения данных;
- защиты передачи данных;
- юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс:
