Отражение в учете расхода ГСМ - Компания «АПИ»

Отражение в учете расхода ГСМ

Порядок отражения в учете учреждения расхода ГСМ следует закрепить в учетной политике учреждения. В настоящее время обязательных для исполнения документов по учету и списанию ГСМ для государственных и муниципальных учреждений не предусмотрено. После внесения изменений в Инструкцию N 157н и принятия Приказа N 52н не требуется даже применять путевые листы для автотранспорта, на основании которых списывалось израсходованное топливо в разрезе транспортных средств и материально-ответственных лиц. Но нет и запрета на их использование. Поэтому считаем, что данные первичные учетные документы учреждения могут применять с целью получения полной и достоверной информации по движению ГСМ.

Чтобы не допускать бесконтрольного списания топлива, перед формированием соответствующих положений учетной политики рекомендуем ознакомиться с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Рекомендации N АМ-23-р). Они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других, независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ.

                Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации (п. 3 Рекомендаций N АМ-23-р).

Базовые нормы расхода топлива указываются в документах завода-изготовителя транспортного средства.

Дорожно-транспортные, климатические и другие эксплуатационные факторы учитываются при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются по решению организации, эксплуатирующей ТС).

Так, например, при работе автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических районов страны применяется повышающий коэффициент от 5% до 20%. Порядок применения, значения и сроки действия зимних надбавок представлены в приложении 2 к Рекомендациям N АМ-23-р. Кроме этого, нормы расхода топлива повышаются в отношении ТС, используемых:

  • в условиях горной местности;
  • на дорогах со сложным планом;
  • в густонаселенных пунктах (городах);
  • с частыми технологическими остановками;
  • в чрезвычайных климатических и тяжелых дорожных условиях в период сезонной распутицы, снежных или песчаных заносов, при сильном снегопаде и гололедице, наводнениях, лесных пожарах и других стихийных бедствиях;
  • при использовании установки «климат-контроль» и кондиционера;
  • в других условиях, поименованных в п. 5 Рекомендаций N АМ-23-р.

Для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлив рассчитывается по формуле:

 

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D),

 

где Qн — нормативный расход топлив, л;

Нs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Для автобусов нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

 

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) + Нот x T,

 

где Qн — нормативный расход топлив, л;

Нs — транспортная норма расхода топлив на пробег автобуса, л/100 км (с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузкой пассажиров);

S — пробег автобуса, км;

Нот — норма расхода топлив при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя (отопителей), л/ч;

T — время работы автомобиля с включенным отопителем, ч;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

С формулами расчета нормативного расхода топлива для других типов ТС можно ознакомиться в Рекомендациях N АМ-23-р. В приложении 5 к Рекомендациям N АМ-23-р приведены примеры нормативного расчета топлива.

Еще раз заметим, что каждое учреждение рассчитывает норму расхода ГСМ исходя из условий эксплуатации транспорта. При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках, предусмотренных Рекомендациями N АМ-23-р, утверждается приказом или распоряжением руководителя. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены лично под подпись.

Для марок автомобилей, не указанных в Рекомендациях N АМ-23-р, а также в случае отклонения от определенных законодательством цифр нормы расхода топлива и смазочных материалов устанавливаются по результатам контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения на основании приказа руководителя. Результаты контрольного замера оформляются актом, который служит основанием для приказа об утверждении нормы расхода топлива.

Для списания ГСМ их расход должен быть подтвержден документально. Как мы сказали ранее, с этой целью в обязательном порядке применялись путевые листы: путевой лист легкового автомобиля (ф. 0345001), путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345004, 0345005), путевой лист автобуса необщего пользования (ф. 0345007). В этих первичных документах приводятся показания спидометра, указываются наличие (отсутствие) горючего в ТС на начало и конец дня, количество ГСМ, заправленного за день, и иная информация, позволяющая бухгалтерской службе отслеживать движение данных видов материальных запасов. В настоящее время их использование не обязательно. Тогда возникает вопрос: как же списывать ГСМ? Учреждение вправе закрепить в своей учетной политике использование перечисленных путевых листов либо разработать самостоятельно необходимый документ.

Кроме этого, в учетной политике необходимо закрепить и способ списания ГСМ: по фактической стоимости или по средней фактической стоимости. На наш взгляд, второй способ предпочтительнее, так как цена на топливо довольно часто меняется, а залитый в бак ГСМ практически не может быть израсходован полностью к моменту следующей заправки.

Превышение расхода ГСМ над нормой расхода, рекомендованной Минтрансом, требует проведения соответствующей проверки и выявления причин перерасхода.

Причины перерасхода могут быть разными, поэтому необходимо в каждом отдельном случае проводить проверку узлов и агрегатов, работа которых влияет на расход ГСМ. Если у учреждения в штате имеются соответствующие специалисты и технические возможности, то провести обследование и оформить заключение можно самостоятельно. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который документально подтвердит отсутствие или наличие у автомобиля неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива.

При наличии объективных причин списание перерасхода производится по распоряжению руководителя учреждения.

Если выяснится, что перерасход вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

Если же будет установлено, что перерасход ГСМ произошел из-за ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля по вине водителя учреждения, то сумма выявленного перерасхода учитывается как недостача и взыскивается с водителя в установленном порядке.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс  

Статья: Учет и списание ГСМ (Лунина О.) («Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 4) {КонсультантПлюс}

 

Мы Вам перезвоним

Обратная связь

Протестируйте КонсультантПлюс

Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

Заказать подборку по данной теме

Регистрация на конкурс

Только администратор может добавлять новых пользователей.

Заказать видео

Записаться на мероприятие