В налоговом учете суммы, удержанные перевозчиком при возврате проездных билетов, включая сумму неустойки (штрафа), вы можете признать в расходах только при условии их соответствия критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (Письма Минфина России от 03.07.2020 N 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 N 03-03-07/33766, от 08.09.2017 N 03-03-06/1/57890). В этом случае указанные суммы вы вправе включить во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Если командировка отменена в связи с мерами противодействия распространению коронавирусной инфекции COVID-19, включите удержанные перевозчиком суммы во внереализационные расходы как убытки, понесенные вами из-за пандемии (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).
А вот если командировка отменена по вине работника, то удержанные при возврате билета суммы учесть в расходах нельзя (Письмо ФНС России от 29.01.2020 N СД-4-3/1352@).
Как облагается НДС возврат ранее приобретенных билетов при отмене командировки
Так как на момент возврата билетов услуги перевозки оказаны не были, то у вас не было оснований принимать к вычету НДС, предъявленный перевозчиком в стоимости билетов. Поэтому при возврате билетов обязанности восстановить (начислить) НДС к уплате также не возникает (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо ФНС России от 25.04.2014 N ГД-4-3/8194).
Как в бухгалтерском учете отразить суммы, выданные сотруднику в случае отмены командировки
Бухгалтерский учет сумм, выданных работнику, зависит от того, потрачены они или нет.
Если работник приобрел билеты, то затраты, связанные с их возвратом, учитывайте, как описано ранее.
Иные затраты, оплаченные работником в связи с командировкой (например, получение визы, медицинской страховки), на дату утверждения авансового отчета отнесите в прочие расходы, поскольку при отмене командировки они перестают быть связаны с производством продукции (выполнением работ, оказанием услуг) (п. п. 4, 11, 16, 18 ПБУ 10/99).
Если причиной отмены командировки являются рекомендации (распоряжения) властей, данные в связи с распространением коронавирусной инфекции COVID-19, то включите эти затраты в прочие расходы в качестве чрезвычайных расходов (п. 13 ПБУ 10/99, п. 2 Информации Минфина России N ПЗ-14/2020).
Если же работник не использовал полученные денежные средства, включая суточные, то они подлежат возврату в сроки, определенные руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Как в налоговом учете отразить суммы, выданные сотруднику, в случае отмены командировки
В налоговом учете при отмене командировки затраты, произведенные работником за счет подотчетных сумм (стоимость визы, медицинской страховки и др.), вы можете признать в расходах только в случае их соответствия критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (Письма Минфина России от 03.07.2020 N 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 N 03-03-07/33766).
Например, если командировку отменили в связи с распространением коронавирусной инфекции COVID-19, включите эти затраты во внереализационные расходы как убытки, понесенные вами из-за пандемии (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Расходы признайте на основании авансового отчета с приложением подтверждающих документов в периоде его утверждения (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Дополнительным обоснованием является приказ руководителя об отмене командировки в соответствии с рекомендациями (решениями) властей из-за угрозы распространения COVID-19.
Выданные под отчет работнику суммы на командировочные расходы, а также возвращенные неиспользованные денежные средства при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 1 ст. 41, п. 14 ст. 270 НК РФ).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как учесть расходы при отмене командировки (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}
