Аутсорсинг является актуальным инструментом управления в секторе государственных услуг: заметная часть функций, ранее осуществляемых непосредственно государственными (муниципальными) органами власти и подведомственными им учреждениями, выполняется частными поставщиками через систему удаленного управления.
Руководителю БУ аутсорсинг позволяет сконцентрироваться на выполнении основной и внебюджетной деятельности, передоверив неключевые функции управления сторонним организациям, для которых эти функции выступают объектом профессиональной компетенции.
В государственном секторе аутсорсинг получил взрывной рост, когда благодаря повышению конкуренции на рынке коммерческих услуг стала возможной реальная экономия от передачи непрофильных функций на сторону. Наибольший эффект достигается за счет минимизации такой категории расходов, как затраты капитального характера. Для региональных и местных бюджетов особенно болезненны единовременные затраты значительной величины, подчас они просто непосильны. При аутсорсинге эти затраты берет на себя аутсорсер (поставщик услуг), что сглаживает колебания в расходовании средств бюджета.
Основные цели, которые достигаются при передаче функций на аутсорсинг:
- оптимизация и повышение эффективности деятельности учреждения;
- оптимизация затрат, связанных с выполнением непрофильных (вспомогательных) функций;
- привлечение внешних специалистов, обладающих необходимой квалификацией, компетенцией, знаниями и опытом работы в областях, являющихся вспомогательными или непрофильными для учреждения;
- снижение зависимости от ресурсных ограничений (в первую очередь финансовых и кадровых) по сравнению с ситуацией, когда учреждение задействует собственные ресурсы для выполнения вспомогательных или непрофильных функций;
- доступ через аутсорсера к передовым технологиям управления непрофильными процессами;
- перевод издержек БУ из категории постоянных в переменные;
- высвобождение времени руководителя БУ для выполнения государственного задания и развития внебюджетной деятельности;
- сокращение расходов на содержание персонала;
- высвобождение производственных помещений.
Требования к аутсорсеру
Идеальный аутсорсер — это компетентная, добросовестная, финансово устойчивая организация, имеющая сотрудников с передовыми знаниями и экспертным опытом. Поскольку аутсорсинг предполагает длительные отношения, важно, чтобы аутсорсер был заинтересован в БУ как клиенте. Достигается эта цель путем поиска такого аутсорсера, финансовый потенциал которого существенно, но не кардинально зависел бы от денежного потока, направляемого в его адрес БУ в качестве платы за услуги. В переводе на язык цифр это означает, что выручка от услуг, предоставляемых БУ, должна составлять 5 — 7% от общей выручки аутсорсера.
В договоре аутсорсинга должны быть четко прописаны права и обязанности БУ и аутсорсера. Желательно оговорить, что руководитель БУ имеет право доступа в любой момент к записям аутсорсера, касающимся оказания им услуг БУ. Не стоит упускать требование о соблюдении конфиденциальности со стороны аутсорсера, а также ответственности за нарушение условий соглашения. Кроме этого, рекомендуется ввести в договор понятие «инцидент», под которым понимается событие, вызвавшее снижение качества услуг, прекращение или задержку в оказании услуг, несоблюдение режима технологического процесса, нарушение положений федеральных законов и иных нормативных актов РФ.
Кроме стандартных условий, в договоре можно прописать следующие положения: обязанность аутсорсера информировать бюджетное учреждение об инцидентах в течение трех часов после их выявления, а также о мерах, принятых для управления наступившими инцидентами; возможность проведения регулярных (не реже раза в квартал) встреч представителей учреждения и аутсорсера для обсуждения статуса исполнения договора; основания для отказа бюджетного учреждения от исполнения договора аутсорсинга в одностороннем внесудебном порядке в случае смены владельцев (участников) аутсорсера, изменения его финансового состояния, потенциала, ресурсов и возможностей в отношении выполнения услуг, а также в случае возникновения инцидентов.
Оценку поставщика услуг целесообразно проводить и перед заключением договора с ним, и в дальнейшем на регулярной основе. Анализ аутсорсера включает в себя:
- оценку ресурсов, потенциала и возможностей для обеспечения надлежащего объема и качества услуг;
- оценку опыта и репутации поставщика;
- оценку его финансового состояния;
- проверку наличия у поставщика программ повышения квалификации персонала;
- проверку наличия у него необходимых лицензий, предусмотренных законодательством о лицензировании отдельных видов деятельности;
- выявление прошлых инцидентов;
- изучение политики поставщика по устранению последствий инцидентов.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Особенности аутсорсинга в деятельности бюджетного учреждения (Орлова О.Е.) («Руководитель бюджетной организации», 2020, N 10) {КонсультантПлюс}
