Для организации внутреннего финансового контроля:
- определите формы и методы контроля;
- оцените особенности и риски в деятельности учреждения;
- определите способ организации контроля;
- документально оформите принятые решения.
Какие формы и методы осуществления внутреннего финансового контроля выбрать
Выберите наиболее подходящие для вашего учреждения формы и методы контроля или их сочетание:
- предварительный контроль (предшествует операции).
Осуществляйте его методом разрешения (согласования, санкционирования) операций. Его могут выполнять как сотрудники учреждения (как правило, руководители структурных подразделений) с соответствующими полномочиями, так и контрольное подразделение;
- текущий контроль (в момент совершения операции).
Осуществляйте его методом оперативного (ежедневного) мониторинга, анализа совершаемых фактов финансово-хозяйственной деятельности. Его могут проводить как уполномоченные сотрудники учреждения, так и контрольное подразделение;
- последующий контроль (после совершения операции).
Осуществляйте его методом проведения проверок (ревизий), обследований и инвентаризаций. Его может проводить контрольное подразделение (штатный ревизор), комиссия учреждения или привлеченные аудиторы (ревизоры).
Какие особенности и риски в деятельности учреждения проанализировать
Для организации внутреннего контроля в вашем учреждении проанализируйте:
- риски возникновения нарушений.
Для этого изучите сведения о проверках контрольных органов, в том числе акты проверок, и проведенных инвентаризациях. Эти данные помогут выделить наиболее проблемные направления финансово-хозяйственной деятельности учреждения;
- финансовые и организационные возможности учреждения.
Для этого изучите штатную и фактическую численности, возможность их оптимизации, загруженность сотрудников текущей работой, особенности учреждения, уровень профессионализма (квалификации) работников (стаж работы по специальности и в учреждении, наличие профильного образования по бухучету (аудиту, налогообложению)).
Формы и методы контроля выберите с учетом наиболее проблемных участков деятельности учреждения (с наивысшей степенью риска возникновения нарушений). Максимальная эффективность контроля достигается при полноценном применении всех форм контроля.
Какой способ организации внутреннего финансового контроля выбрать
Исходя из характеристик вашего учреждения, выбранных форм и методов контроля вам нужно определить наиболее подходящий способ (или их комбинацию) организации внутреннего контроля. Например:
- создать отдельное структурное подразделение (отдел (службу) внутреннего контроля (аудита));
- ввести штатную должность ревизора (аудитора);
- сформировать специальную комиссию;
- распределить функции по контролю между работниками;
- привлечь внешнего (внештатного) ревизора (аудитора).
Создание отдельного структурного подразделения для проведения внутреннего контроля
Создание отдельного подразделения (например, отдела внутреннего контроля (аудита)) — наиболее затратный способ, однако и самый эффективный.
Если у вашего учреждения большой объем закупок, имеете филиалы, осуществляете деятельность за счет различных источников финансирования, то риск допустить нарушения достаточно высок. В этом случае есть целесообразность создать отдельное структурное подразделение, несмотря на затраты, ведь это позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль. Если такое подразделение подчинить напрямую руководителю учреждения, то это поможет обеспечить независимость контроля.
Введение должности ревизора (аудитора)
Введение в штатную структуру учреждения должности ревизора (аудитора) — это оптимальный способ организации контроля для учреждений с небольшим объемом закупок, которые осуществляют деятельность за счет различных источников финансирования и имеют достаточно высокую степень риска допущения нарушений.
Позволяет осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль.
Формирование специальной комиссии
Вы можете создать комиссию по вопросам внутреннего контроля. Это наиболее экономичный и гибкий способ организации контроля. Вы можете менять состав и численность комиссии исходя из текущих задач. Это оптимальный способ для учреждений с небольшим объемом финансово-хозяйственной деятельности.
Позволяет осуществлять только последующий контроль.
Распределение функций по контролю между сотрудниками
Функции по осуществлению внутреннего контроля вы можете распределить между сотрудниками, если есть возможность оптимизировать их рабочее время. Например, вы можете нормировать время, которое отводит работник на выполнение своих основных обязанностей по занимаемой должности, а остаток времени перераспределить на цели проведения им процедур контроля. Этот способ экономичен, однако недостаточно эффективен из-за того, что не обеспечивает должный уровень функциональной и организационной независимости контроля.
Позволяет осуществлять только предварительный и текущий контроль.
Привлечение внешнего ревизора (аудитора, консультанта)
Привлечение квалифицированного ревизора (аудитора, консультанта) по договору гражданско-правового характера достаточно затратный способ, однако обеспечивает надлежащую независимость контроля и, как правило, высокое качество результатов мероприятий.
Но есть существенный минус: как правило, такой способ позволяет осуществлять только последующий контроль.
Комбинация нескольких способов
Вам может быть полезна комбинация нескольких способов организации контроля, если нет достаточных финансовых и трудовых ресурсов, но есть необходимость использования всех форм контроля. Например, вы можете сформировать специальную комиссию, а также распределить функции по контролю между сотрудниками. Такой способ поможет осуществлять предварительный и текущей контроль силами сотрудников, а последующий контроль — комиссией.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс Готовое решение: Как организовать внутренний финансовый контроль в учреждении (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
