В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день происходят события, требующие надлежащего документального оформления. Одни сотрудники убывают в командировку, другие в отпуск, кто-то остается их временно замещать, кто-то увольняется, а на освободившиеся вакансии принимаются новые сотрудники и так далее. Во всех перечисленных случаях требуется решение руководства организации, оформленное в виде определенного распорядительного документа, которое в последующем подлежит строгому учету и хранению. О том, как осуществляется организация последующего хранения кадровых документов, мы и поговорим в настоящей главе.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу ценности документов, оформление дел и передачу их в архив организации или в государственный (муниципальный) архив.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила).
В целях применения вышеназванных Правил Росархивом разработаны и утверждены Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее — Методические рекомендации), которые:
- предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями — источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее — организации);
- могут использоваться также другими государственными и негосударственными организациями при организации хранения образующихся в их деятельности архивных документов.
С учетом этих Методических рекомендаций и Правил рассмотрим проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачу их в архив организации кадровой службой.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
