Подарки детям сотрудником могут передаваться на основании договора дарения или распоряжения руководителя бюджетного учреждения.
В первом случае заключается договор дарения в письменной или устной форме и при передаче подарка составляется акт приема-передачи.
Во втором случае необходимо оформить:
- приказ (распоряжение) руководителя учреждения (в приказе отражаются лица, ответственные за приобретение и выдачу подарков, примерная стоимость одного подарка, источники финансового обеспечения расходов, сроки выдачи подарков);
- список сотрудников и детей, получающих подарки (может быть приложением к приказу или отдельным документом);
- ведомость, в которой работники учреждения будут расписываться за получение подарков, или акт приема-передачи подарков.
Отметим, что и приказ (распоряжение), и ведомость (акт приема-передачи) на выдачу детских подарков составляются в произвольной форме. Но любая форма, в том числе ведомость на выдачу подарков, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа:
- наименование документа;
- дату его составления;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
- подписи названных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Соответствующие требования к «первичке» установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обратите внимание на то, что поступление подарков в учреждение должно быть подтверждено первичными учетными документами: товарными накладными (продавца), кассовыми, товарными чеками (при оплате наличными деньгами), а также иными документами, подтверждающими факт приобретения подарков. А в течение всего периода нахождения подарков в учреждении они учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции N 157н). Аналитический учет по этому счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 346 Инструкции N 157н).
На наш взгляд, лучший вариант, исключающий все возможные разногласия с проверяющими органами, — это составление в письменной форме договора дарения между учреждением и работником.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс