Инициатива предоставления отпуска без сохранения заработной платы (подача заявления) должна исходить от работника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Работодатель по закону не может отправить работника в такой отпуск из-за уменьшения объема работ или финансовых трудностей в организации.
При оформлении отпуска без сохранения заработной платы рекомендуем соблюдать следующую процедуру.
- Получите от работника заявление на отпуск (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Дистанционный работник может направить его, например, в форме электронного документа (ч. 6 ст. 312.3 ТК РФ).
Убедитесь, что в нем указаны:
- причины (основания) предоставления отпуска без сохранения заработной платы;
- планируемые даты отпуска.
Если работодатель сочтет указанные в заявлении причины неуважительными, он вправе отказать работнику в отпуске. Исключение составляют случаи, когда отказ в предоставлении отпуска недопустим в силу ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Согласие (несогласие) с заявлением работодатель может выразить, сделав соответствующую запись на заявлении, например «не возражаю», «согласовано».
- Издайте приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.
Для этого применяется унифицированная форма N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или форма, разработанная работодателем самостоятельно.
В разд. «Б» формы N Т-6 необходимо указать: «отпуск без сохранения заработной платы», а также отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
Если отпуск без сохранения заработной платы оформляется вместе с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, то необходимо также заполнить разд. «А» формы N Т-6.
В разд. «В» формы N Т-6 следует указать общее количество дней отпуска и его даты (независимо от того, заполнен ли разд. «А»).
Приказ подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Работника необходимо ознакомить с приказом под подпись, которая подтверждает, что он осведомлен об условиях предоставления ему отпуска.
Дистанционного работника можно ознакомить с приказом, например, путем обмена электронными документами. В данном случае стороны вправе использовать как усиленные электронные подписи, так и другие ее виды. Каждая из сторон обязана подтвердить получение электронного документа. Срок, в течение которого необходимо направить подтверждение, определяется коллективным или трудовым договором (допсоглашением к нему), локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профорганизации (ч. 2, 3, 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Важно! Отпуск без сохранения заработной платы не оплачивается, поэтому составлять записку-расчет (форма N Т-60) не нужно, она применяется только для расчета выплат (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
- Внесите сведения в личную карточку работника.
Для отражения сведений обо всех отпусках в личной карточке работника по унифицированной форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) предназначен разд. VIII (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При его заполнении в соответствующих графах следует указать:
- вид отпуска – «без сохранения заработной платы»
- количество календарных дней отпуска;
- даты начала и окончания отпуска;
- основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).
Работника с внесенной в личную карточку записью знакомить не требуется.
Один день за свой счет, то есть уход работника в отпуск без сохранения заработной платы всего на один день, оформляется так же, как и аналогичный отпуск на несколько дней, без каких-либо особенностей.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Путеводитель по кадровым вопросам. Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) {КонсультантПлюс}
