- Какие общие требования предъявляются к составлению электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета
Приоритет формирования первичных учетных документов и регистров бухучета в электронном виде закреплен Федеральным стандартом N 256н.
Новые формы электронных документов установлены Приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н. Они применяются:
- с 1 января 2022 г. — при ведении бюджетного учета уполномоченными организациями в рамках полномочий, переданных по решению Правительства РФ;
- с 1 января 2023 г. — при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета государственных (муниципальных) учреждений. Учреждения могут начать применять его и раньше в случаях, предусмотренных учетной политикой.
Важно! Унифицированные формы электронной первички и электронных регистров учета, а также Методические указания по их применению установлены также в Приказе Минфина России от 30.03.2015 N 52н. В материале, представленном ниже, эти формы не рассматриваются.
Унифицированные формы электронной первички установлены Приложением N 2 к Приказу Минфина России от 15.04.2021 N 61н, а формы электронных регистров — Приложением N 4. Как они заполняются, определено в Методических указаниях по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (Приложение N 5 к данному Приказу).
Форма электронного документа предусматривает заполнение трех ее частей (п. п. 3, 4, 5 Методических указаний):
- заголовочной;
- содержательной;
- оформляющей.
Можно изменять размер граф и строк, включать дополнительные строки (подразделы), которые предусмотрены унифицированной формой, добавлять вкладные листы. Исключать реквизиты из форм нельзя (п. 6 Методических указаний).
Реквизиты и коды заполняются по Общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации (п. 2 Методических указаний).
Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения (уполномоченного им лица). Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, ответственное лицо не заполняет (п. 6 Методических указаний).
Первичные документы, для которых предусмотрены унифицированные электронные формы, можно составлять на бумажном носителе, если этого требует закон либо нет технической возможности формировать и хранить их в электронном виде. В этом случае для отражения в учете передается электронный образ (скан-копия) документа (п. 6 Методических указаний).
Скан-копии первичных учетных документов с подписями должностных лиц принимаются к учету, если они заверены квалифицированной электронной подписью ответственного лица (п. 32 Федерального стандарта N 256н).
При автоматизированном ведении электронных регистров учета их листы должны нумероваться автоматически (п. 6 Методических указаний).
Регистры учета могут формироваться и на бумажном носителе. Делается это в тех же случаях, которые предусмотрены для электронной первички, — этого требует закон либо нет технической возможности составлять и хранить документ в электронном виде (п. 6 Методических указаний).
Бумажные регистры надо сброшюровать в хронологическом порядке, прошнуровать и пронумеровать, количество листов заверить подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера либо уполномоченных лиц и скрепить печатью (п. 6 Методических указаний).
- Какие применяются новые унифицированные формы электронных первичных учетных документов
Минфин России в Приказе от 15.04.2021 N 61н предусмотрел первичные учетные документы для событий, которые ранее унифицированными формами не оформлялись. Формы разрабатывало учреждение, как правило, самостоятельно в рамках учетной политики.
Всего утверждено 13 новых форм электронной первички. Они оформляют отдельные факты хозяйственной жизни, связанные с нефинансовыми активами, задолженностью, доходами и инвентаризацией.
Ниже описаны такие формы, даны ссылки на материалы Готовых решений.
2.1. Новые формы электронных первичных учетных документов по НФА
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433) применяется для отражения информации о консервации (расконсервации) объекта основных средств. Акт составляет ответственное лицо из состава комиссии по поступлению и выбытию НФА при принятии решения о консервации (расконсервации) (п. 10 Методических указаний).
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434), применяется при оформлении приема-передачи имущества (в том числе основных средств и материальных запасов) в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. Акт составляет лицо, ответственное за сохранность и (или) целевое использование этого имущества (п. 14 Методических указаний).
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) применяется для оформления решения о прекращении признания активами имущества (в том числе основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов). Решение принимает по результатам инвентаризации комиссия по поступлению и выбытию НФА либо инвентаризационная комиссия в отношении соответствующего ответственного лица и места хранения. Форму составляет ответственный исполнитель из состава комиссии по поступлению и выбытию НФА (п. 36 Методических указаний).
Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442), оформляет комиссия по поступлению и выбытию НФА, чтобы оценить стоимость такого имущества (в том числе основных средств, материальных запасов, нематериальных активов, непроизведенных активов). Форму составляет ответственный исполнитель из состава комиссии (п. 41 Методических указаний).
2.2. Новые формы электронных первичных учетных документов по задолженности
Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) применяется, чтобы оформить решение о признании дебиторской задолженности безнадежной к взысканию. Его принимает комиссия по поступлению и выбытию НФА в отношении выявленной задолженности по доходам, не уплаченным в установленный срок. Форму составляет по результатам инвентаризации ответственный исполнитель из состава комиссии (п. 19 Методических указаний).
Решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами со счета ___ (ф. 0510437), применяется для оформления решения о списании не востребованной в срок (просроченной, неподтвержденной) кредиторской задолженности по выплатам, возвратам переплат. Решение принимает по результатам инвентаризации комиссия по поступлению и выбытию НФА либо инвентаризационная комиссия. Форму составляет ответственный исполнитель из состава комиссии по поступлению и выбытию НФА (п. 24 Методических указаний).
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445) применяется для оформления решения о признании задолженности неплатежеспособных дебиторов сомнительной и выбытии с балансового учета, а также о восстановлении сомнительной задолженности на балансовых счетах. Решение принимает комиссия по поступлению и выбытию НФА по результатам инвентаризации. Форму составляет ответственный исполнитель из ее состава (п. 44 Методических указаний).
Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446) применяется, чтобы оформить решение о восстановлении в балансовом учете обязательств учреждения по оплате расходов (возврату доходов). Оно принимается в отношении ранее списанной с баланса кредиторской задолженности в случае, если от кредитора поступило документально подтвержденное требование об уплате задолженности (п. 49 Методических указаний).
2.3. Новые формы электронных первичных учетных документов по доходам
Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431) применяется для отражения в бухучете операций по начислению (уточнению) доходов по группам плательщиков доходов, если в учреждении организован аналитический учет расчетов по таким группам и ведутся персонифицированные регистры учета расчетов с плательщиками (п. 7 Методических указаний).
Документ не применяется для учета доходов (п. 7 Методических указаний):
- от межбюджетных трансфертов;
- арендных платежей;
- платежей по гражданско-правовым договорам, предусматривающим отдельные этапы выполнения работ, оказания услуг;
- платежей по долгосрочным договорам;
- будущих периодов;
- налогов и сборов, пеней и штрафов по ним (кроме госпошлины).
Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837) применяет администратор доходов бюджета для начисления администрируемых доходов, доходов от налогов и сборов, пеней и штрафов по ним (п. 56 Методических указаний).
Документ не применяется для учета доходов (п. 56 Методических указаний):
- от межбюджетных трансфертов;
- арендных платежей;
- платежей по гражданско-правовым договорам, предусматривающим отдельные этапы выполнения работ, оказания услуг;
- платежей по долгосрочным договорам;
- будущих периодов;
- госпошлины.
Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838) применяется для учета операций по уменьшению (списанию) суммы начисленных доходов, если принято решение об их уменьшении (за исключением списания безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджет) (п. 61 Методических указаний).
2.4. Новые формы электронных первичных учетных документов по инвентаризации
Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) применяется для документального оформления такого решения. В нем указываются в том числе причины, объекты, сроки инвентаризации, дата, на которую она проводится, состав инвентаризационных комиссий, ответственные лица, в отношении которых проводится инвентаризация, места ее проведения (п. 32 Методических указаний).
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) применяется для оформления результатов такой инвентаризации. Документ составляет инвентаризационная комиссия учреждения. Форму заполняет ответственный исполнитель из ее состава (п. 53 Методических указаний).
- Какие применяются новые электронные регистры бухгалтерского учета
Приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н введены также новые формы электронных регистров.
Журнал операций по забалансовому счету ___ (ф. 0509213) применяется для отражения движения объектов, учитываемых на соответствующем забалансовом счете. Документ составляется по каждому применяемому забалансовому счету (п. 65 Методических указаний).
Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095), применяется для формирования информации о выплатах, связанных с оплатой труда, выплатах по договорам ГПХ, командировочных, компенсационных, иных выплатах физлицам (за исключением доходов в натуральной форме, облагаемых НДФЛ и страховыми взносами) (п. 71 Методических указаний).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
