Вы вправе не облагать НДФЛ такую компенсацию, а также возмещение расходов в связи с использованием автомобиля в служебных целях. Однако для этого размер такой компенсации и порядок ее расчета нужно указать либо в отдельном соглашении, либо в трудовом договоре, либо в допсоглашении к нему. В этом случае не облагается вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 1 Письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, п. 1 Письма Минфина России от 24.11.2017 N 03-04-05/78097).
Кроме этого, необходимо обосновать назначение компенсации и представить документы, подтверждающие:
- необходимость и условия использования личного автомобиля работника (например, в должностной инструкции указано, что у работника разъездной характер работы);
- право собственности работника на автомобиль (например, копию паспорта транспортного средства) или право пользования автомобилем на законном основании (например, договор аренды ТС);
- использование автомобиля в служебных целях (например, путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ (с расшифровкой вида работы));
- размер компенсации (размер и порядок расчета можно указать в соглашении или трудовом договоре).
Такой вывод следует из Писем Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235 (п. 1), от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097 (п. 1), ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@ (п. 3).
Внимание! Нормы компенсации, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены только для налога на прибыль, т.е. для НДФЛ они не применяются (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
