Кадровой службе необходимо:
- Формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности на всех работников и представлять их для хранения в ПФР (ст. 66.1 ТК РФ). Отметим, что переводить в электронный вид всю историческую информацию, содержащуюся в бумажных трудовых книжках работников по состоянию на 1 января 2020 г., не надо (Письмо Минтруда России от 05.02.2020 N 14-2/В-111).
- Продолжать вести трудовые книжки работников, выбравших данный вариант в заявлении, а также «молчунов», т.е. тех, кто не подал никакого заявления в срок.
- Внести записи в трудовые книжки и выдать их работникам, выбравшим так называемые электронные трудовые книжки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Запись в трудовую книжку нужно внести в следующем порядке (Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150):
- в графе 1 указывается порядковый номер записи;
- в графе 2 приводится дата выдачи трудовой книжки на руки;
- в графе 3 делается запись:
«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)»;
- в графе 4 проставляется дата подачи заявления (число, месяц, год).
Такая запись должна быть заверена надлежащим образом, как это предусмотрено в отношении документов, выданных работнику согласно ст. ст. 62 и 84.1 ТК РФ (Письмо Минтруда России от 16.03.2020 N 14-2/В-267).
По мнению Минтруда России, срок выдачи трудовой книжки по данному основанию аналогичен сроку, предусмотренному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, — не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выборе электронной трудовой книжки (Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260).
Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает выдачу документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150).
Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи данного заявления.
- Заполнить книгу учета движения трудовых книжек в отношении работников, отказавшихся от ведения трудовой книжки. Для этого в графе 13 нужно сделать запись:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)».
Под ней работник расписывается в получении трудовой книжки (Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150).
Обратите внимание, что работник, который подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ и получил на руки трудовую книжку, не может в дальнейшем подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Дело в том, что информацию о его заявлении работодатель передает в информационные ресурсы ПФР. Она будет содержаться на индивидуальном лицевом счете независимо от того, будет ли впоследствии работник трудиться. В связи с этим у работника нет возможности вернуться к ведению бумажной трудовой книжки. Такие пояснения дал Минтруд России в Письме от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180.
С 1 января 2021 г. на лиц, впервые поступающих на работу, трудовые книжки оформлять не нужно (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка {КонсультантПлюс}
