Работнику, использующему личный телефон в служебных целях, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного им лимита (ст. 188 ТК РФ). Эта компенсация полностью:
- не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина от 14.12.2017 N 03-04-06/83831);
- в рамках приносящей доход деятельности учитывается в налоговых расходах бюджетного или автономного учреждения как оплата услуг связи и на ОСН, и у автономных учреждений на УСН (абз. 2, 4 п. 1 ст. 252, пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
НДС со стоимости сотовой связи, компенсированной работнику, к вычету принять нельзя, поскольку счет-фактуру на имя учреждения оператор связи не выставляет.
Обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают четыре документа (Письма Минфина от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 N 2538-19):
- должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
- трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
- копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
- копия счета оператора связи.
При проверке ИФНС может потребовать детализированный счет оператора. По мнению проверяющих, этот документ нужен для подтверждения служебного характера телефонных переговоров (Письмо УФНС по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@). И, если вы его не представите, обоснованность компенсации придется отстаивать через суд.
Расходы по выплате компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 214 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме» КОСГУ (Порядок N 209н).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс:
