Размер компенсации нужно закрепить в соглашении между учреждением и работником (ст. 188 ТК РФ). Например, это можно сделать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Кроме того, размер компенсации, как и порядок ее выплаты, можно определить в коллективном договоре и (или) ином локальном нормативном акте учреждения (например, в Положении о служебных командировках).
В этом порядке рекомендуем предусмотреть:
- положение о том, что работник должен подтвердить принадлежность ему автомобиля и наличие водительских прав: предоставить ПТС и (или) свидетельство о регистрации автомобиля, водительское удостоверение;
- экономически обоснованный расчет суммы компенсации за день командирования и (или) в зависимости от интенсивности использования транспортного средства в командировке (времени использования, пройденных километров).
Это позволит вам избежать претензий со стороны проверяющих органов.
Предельные размеры компенсации и порядок ее выплаты для отдельных категорий лиц могут быть установлены нормативными правовыми актами или учредителем (ГРБС).
Например, для федеральных госслужащих предельный размер компенсации за месяц и порядок ее выплаты установлены в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563, для госслужащих города Москвы — Порядком, утвержденным Указом Мэра Москвы от 15.06.2011 N 45-УМ.
Эти нормы можно применять с поправкой на конкретное количество дней командировки.
Если вы выплачиваете компенсацию за счет приносящей доход деятельности и хотите уменьшить на эти расходы налогооблагаемую базу по налогу (на прибыль или при УСН «доходы минус расходы»), то это можно сделать в пределах установленных норм расходов, включающих износ, ГСМ, ремонт (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036).
Расходы по выплате компенсации отнесите на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (разд. II Порядка N 209н).
НДФЛ облагать указанную компенсацию не надо, если она выплачена в размере, определенном в соглашении с работником. Ведь данная выплата связана с исполнением им трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 03.09.2019 N 03-04-05/67569, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235 (п. 1), от 24.11.2017 N 03-04-05/78097 (п. 1)).
Чтобы избежать претензий контролирующих органов (Письма Минфина России от 03.09.2019 N 03-04-05/67569, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235 (п. 1), от 14.12.2017 N 03-04-06/83831 (п. 1)):
- сохраните копии документов, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику (например, свидетельство о регистрации, ПТС). При этом Минфин России разъяснил, что таким документом может быть и договор аренды автомобиля (Письмо Минфина России от 05.12.2017 N 03-04-06/80616);
- проверьте правильность расчета размера компенсации. Дни, за которые выплачивается компенсация, должны совпадать с датами командировки. Сопоставьте их с датами, указанными в приказе учреждения, путевом, маршрутном листе, проверьте кассовые чеки, квитанции, иные документы, подтверждающие произведенные по маршруту следования расходы. Например, для госслужащих определен открытый перечень таких документов.
Страховые взносы также начислять не следует, если компенсация выплачена в размере, определенном в соглашении с работником. Ведь компенсация выплачивается в связи с выполнением работником трудовых обязанностей и не является его доходом (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, Письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146).
При этом учреждению также нужно иметь документы, обосновывающие произведенные расходы работника в служебных целях, расчет компенсации и копии документов, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику (Письмо Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235 (п. 2)).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как выплатить компенсацию работнику учреждения за использование личного автомобиля в командировке (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}
