Компенсации проезда к месту проведения отпуска и обратно, в том числе работающим в районах Крайнего Севера - Компания «АПИ»

Компенсации проезда к месту проведения отпуска и обратно, в том числе работающим в районах Крайнего Севера

Известно, что для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей характерны суровые климатические условия, поэтому работникам Севера государство предоставляет особые льготы, одной из которых выступает компенсация проезда работника к месту проведения отпуска и обратно.

Кто имеет право на получение такой компенсации, в каком размере она выплачивается, как осуществляется бухгалтерский учет и налогообложение сумм таких компенсаций в коммерческой фирме, мы расскажем в статье более подробно.

 

Прежде чем перейти к рассмотрению темы статьи, напомним читателю, что Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден еще Постановлением Совета Министров СССР от 10.11.1967 N 1029 и действует до сих пор с учетом многочисленных изменений, внесенных в этот документ в разные годы.

Особенностям регулирования труда лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, посвящена одноименная глава 50 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), статьей 313 которого определено, что лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, установленных ТК РФ, другими федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.

Одной из таких государственных гарантий лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, является компенсация оплаты один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту проведения отпуска и обратно. Данное право предоставлено статьей 325 ТК РФ, а также статьей 33 Закона Российской Федерации от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»(далее — Закон РФ N 4520-1). При этом компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливается ТК РФ.

 

Обратите внимание! Государственные гарантии и компенсации, предусмотренные Законом РФ N 4520-1, распространяются также на районы Севера, которые не отнесены к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, но в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате. Такая норма установлена пунктом 3 Постановления Верховного Совета Российской Федерации от 19.02.1993 N 4521-1 «О порядке введения в действие Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Это же подтверждает и правоприменительная практика, в частности, такой вывод содержится в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.01.2012 по делу N А33-7364/2011.

 

Частью 2 статьи 325 ТК РФ определено, что федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Обратите внимание на то, что в отношении выплаты компенсации членам семьи работника трудовое право вводит дополнительное условие — член семьи должен находиться на иждивении работника «северной» организации, ведь в статье 325 ТК РФ речь идет о неработающих членах семьи. Это подтверждает и мнение суда, выраженное в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 30.09.2008 по делу N Ф04-5843/2008(12318-А81-25).

Имейте в виду, что если член семьи работника не является иждивенцем (работает), то эта льгота на него не распространяется, что следует из Письма Минфина России от 18.11.2009 N 03-04-06-01/300.

Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения в настоящее время применяют Правила компенсации расходов, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» (далее — Правила).

Напомним, что государственные или муниципальные учреждения могут быть казенными, бюджетными или автономными, что следует из статьи 123.22 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Названные выше Правила распространяются на все типы федеральных государственных учреждений (казенные, бюджетные и автономные), расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что подтверждает и Решение Верховного Суда Российской Федерации от 02.08.2012 N АКПИ12-531 «О признании частично недействующим пункта 24 Изменений, которые вносятся в акты Правительства РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.12.2010 N 1045».

В соответствии с пунктом 4 Правил право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.

Впоследствии у работника учреждения это право возникает:

  • за третий и четвертый годы непрерывной работы в указанном учреждении — начиная с третьего года работы;
  • за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и так далее.

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения, причем соответствующая оплата членам семьи производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него).

Согласно пункту 5 Правил расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:

  1. оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактически произведенных расходов, подтвержденных проездными документами (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
  • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом — в салоне экономического класса. При использовании воздушного транспорта для проезда работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска указанного работника и (или) обратно к месту постоянного жительства проездные документы (билеты) оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств — членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту использования отпуска либо если оформление (приобретение) проездных документов (билетов) на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту использования отпуска и (или) обратно;
  • автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
  1. оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих фактические расходы;
  2. оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 килограммов на работника и 30 килограммов на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Если представленные работником учреждения документы подтверждают осуществленные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено пунктом 5 Правил, то компенсация указанных расходов осуществляется на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, на дату приобретения билета. При этом следует иметь в виду, что расходы на получение такой справки не компенсируются!

При отсутствии проездных документов компенсация расходов осуществляется при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих проживание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в другом подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда (пункт 7 Правил):

  • при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
  • при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
  • при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
  • при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа.

В том случае, если работник учреждения и члены его семьи добирались к месту использования отпуска и обратно личным транспортом, компенсация расходов производится в размере фактически осуществленных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования. При этом пребывание работника и членов его семьи в месте использования отпуска должно быть документально подтверждено.

Если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника) (пункт 9 Правил).

 

Обратите внимание! Как разъяснили специалисты Минздравсоцразвития России в своем Письме от 20.02.2009 N 194-13, в каждом конкретном случае вопрос о том, проводил ли работник свой очередной отпуск в нескольких местах или следовал через пункты остановки проездом, руководство компании решает на основании объяснительной записки работника и представленных проездных документов. Данные разъяснения ФНС России Письмом от 20.03.2009 N ВЕ-17-5/63@ направила для руководства в работе нижестоящим налоговым органам.

 

Также компенсации подлежит стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными пунктом 5 Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически осуществленных расходов.

Если работник проводит отпуск за пределами Российской Федерации, в том числе по туристической путевке, то компенсация расходов производится по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных Правилами. При этом основанием для выплаты компенсации, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.

Если поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом осуществляются без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту, то для выплаты компенсации работник должен представить справку, выданную транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета) (пункт 10 Правил).

Указанная в справке стоимость определяется транспортной организацией как процентная часть стоимости воздушной перевозки согласно перевозочному документу, соответствующая процентному отношению расстояния, рассчитанного по ортодромии маршрута полета воздушного судна в воздушном пространстве Российской Федерации (ортодромия по Российской Федерации), к общей ортодромии маршрута полета воздушного судна.

Чтобы получить компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно, работник учреждения должен обратиться к своему работодателю с письменным заявлением, причем подать такое заявление следует не позднее чем за 2 недели до начала отпуска (пункт 11 Правил). В заявлении указываются:

  • фамилия, имя, отчество членов семьи работника, которые имеют право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
  • даты рождения несовершеннолетних детей работника;
  • место использования отпуска работника и членов его семьи;
  • виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
  • маршрут следования;
  • примерная стоимость проезда.

На основании заявления работодатель должен выдать работнику необходимые суммы в порядке предварительной компенсации расходов.

Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода из отпуска представить отчет об осуществленных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи.

Если работник не воспользовался средствами, выплаченными ему учреждением в порядке предварительной компенсации расходов, в целях проезда к месту проведения отпуска и обратно, он обязан их вернуть работодателю (пункт 12 Правил).

В силу целевого характера данных выплат суммы компенсации «проездных» расходов не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. По этой же причине в случае увольнения работника никакой компенсации неиспользованного права бесплатного проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно не производится.

В статье 325 ТК РФ закреплено, что размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих:

  • в государственных органах субъектов Российской Федерации, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
  • в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;
  • у других работодателей, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

 

Обратите внимание! Статьей 325 ТК РФ предусмотрена компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно при условии предоставления работнику оплачиваемого ежегодного отпуска.

Если работник находится в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы, в ежегодном оплачиваемом отпуске с последующим увольнением, то поездка к месту использования отдыха и обратно не компенсируется.

Если же нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления установлены дополнительные гарантии в части иных видов отпусков, то указанные работники в этом случае могут воспользоваться правом на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа. Данные выводы содержатся в пункте 6 Обзора Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 26.02.2014.

 

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

«Командировочные и иные аналогичные расходы» (6-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2017) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

Обратная связь

Протестируйте КонсультантПлюс

Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

Заказать подборку по данной теме

Регистрация на конкурс

Только администратор может добавлять новых пользователей.

Заказать видео

Записаться на мероприятие