Законодательство не устанавливает обязанности проводить кадровый аудит. Тем не менее считаем, что конец года — подходящий момент для проверки состояния кадровой документации. Какие документы нужно проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция в первую очередь обращает внимание при контрольно-надзорных мероприятиях.
- Правила внутреннего трудового распорядка. Это основной документ, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).
- Положение об оплате труда. Оно устанавливает системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, систем премирования и необходимо в силу требований ст. 135 ТК РФ.
- Положение об обработке, защите и хранении персональных данных. Данное положение обязательно в силу ст. 87 ТК РФ.
К сведению. Обратите внимание на должностные инструкции. Хотя они и не являются локальными нормативными актами, они должны быть разработаны для всех должностей, имеющихся в штатном расписании.
В силу специфики деятельности компании могут быть разработаны и иные локальные акты — положения о командировках, о коммерческой тайне, проведении аттестации и пр.
Проверяя локальные акты, обратите внимание:
- на их содержание — документы не должны содержать условий, ухудшающих положение сотрудников по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством;
- на то, утверждены ли они и введены ли в действие надлежащим образом. Помните, что издание некоторых локальных актов требует участия выборного органа первичной профсоюзной организации или представительного органа работников. Соответственно, если в организации имеется такой орган, на локальном акте должен быть гриф согласования документа с профсоюзным органом. Если представителей работников в компании нет, то локальный акт работодатель принимает единолично;
- на ознакомление с актами сотрудников. Напомним, что работодатель обязан при приеме на работу ознакомить кандидата под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
- Трудовые договоры. Важно проверить содержание договоров и соглашений к ним на соответствие требованиям законодательства, поскольку за ненадлежащее оформление трудового договора предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Если при проверке выяснится, что у кого-то из работников нет трудового договора (возможна ситуация, когда новичка фактически допустили к выполнению работ, а трудовой договор заключить забыли), исправьте этот недочет как можно скорее. Дату заключения договора в такой ситуации можно проставить фактическую, а вот в качестве даты начала работы нужно указать ту, с которой сотрудник приступил к выполнению работ.
Если на какого-либо работника у вас окажется два трудовых договора, выдайте один, и пусть работник на экземпляре, который останется в организации, проставит собственноручно отметку о том, что другой экземпляр получен.
Проверяя трудовые договоры, обратите внимание на те, срок действия которых заканчивается 31.12.2016 или около того: нужно заблаговременно уведомить работников о прекращении трудовых отношений на основании ст. 79 ТК РФ, иначе срочные трудовые договоры трансформируются в бессрочные.
- Оформление кадровых процедур. Каждое действие — направление в командировку, привлечение к работе в выходной и т.д. — должно быть оформлено документально. Например, если работника в течение этого года переводили, должны быть дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе и документы — основания для перевода (заявления работника, медицинское заключение и пр.), за исключением некоторых случаев (так, при временном переводе при чрезвычайных обстоятельствах будет оформлен только приказ, ни заявление работника, ни соглашение о временном переводе не нужно). Кроме того, если перевод носит постоянный характер, в личной карточке и трудовой книжке сотрудника должны быть сделаны записи об этом.
- Документация по охране труда. Если в компании есть подразделение, занимающееся вопросами охраны труда, кадровик может пропустить данный раздел статьи. Однако, как показывает практика, довольно часто кадровый работник отвечает еще и за охрану труда. Соответственно, придется привести в порядок в конце года и эти документы.
Также рекомендуем проверить:
- приказы о предоставлении отпусков;
- табели учета рабочего времени;
- трудовые книжки работников;
- документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении ответственного, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
- документы по привлечению работников к материальной ответственности;
- гражданско-правовые договоры (им уделяют особое внимание контролеры);
- документы, касающиеся отдельных категорий работников — иностранцев, несовершеннолетних и т.п.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
