Как заполнить журнал учета электронных больничных листов

Какие графы желательно включить в журнал учета электронных больничных листов

Форма журнала учета электронных больничных листов, а также требования к его заполнению нормативно не установлены. Вы можете составить его в произвольной форме, предусмотрев графы, в частности, для следующей информации:

• Ф.И.О., должность, работника, на которого сформирован листок нетрудоспособности, подразделение (при наличии);
• номер листка нетрудоспособности и дата его формирования медицинской организацией;
• дата, когда вам сообщили о закрытии электронного листка нетрудоспособности с помощью системы электронного документооборота. Аналогичным способом вы узнаете, в частности, об открытии и продлении документа (п. п. 19, 21 Правил получения ФСС РФ сведений);
• период освобождения работника от работы.

Вы можете также предусмотреть графу «Дополнительная информация» и включать в нее, например, сведения о формировании дубликатов листков нетрудоспособности, о нарушениях условий оказания медпомощи. Неявка работника без уважительных причин на назначенный врачебный осмотр является одним из оснований для снижения размера пособия (ст. 8 Закона N 255-ФЗ).

Можно ли вести журнал учета электронных больничных листов в электронной форме

Да, можно, законом это не запрещено.

Главным преимуществом электронного журнала (по сравнению с бумажным) является то, что поиск нужной информации в нем гораздо проще. К тому же в нем удобно фиксировать больший объем информации и при необходимости указать, например:

• данные о медицинской организации;
• стаж работника. Эти сведения среди прочих по запросу ФСС РФ нужно разместить в информационной системе ведомства — не позднее трех рабочих дней со дня получения данных о закрытии электронного листка нетрудоспособности;
• количество дней нетрудоспособности за год. Это может пригодиться, например, если доплачиваете за несколько дней больничного в году до фактического среднего заработка.

Нужно ли прошивать бумажный журнал учета электронных больничных листов

Нет, не нужно, законом такое требование не установлено.

Обычно документы прошивают, чтобы предотвратить их фальсификацию (в частности, замену листов внутри журнала) или утерю отдельных листов.

Поэтому, если считаете нужным, то можете прошить журнал учета электронных больничных листов и сделать на его обороте заверительную надпись. То есть указать, сколько листов содержится в журнале, и заверить такую запись подписью ответственного работника (например, руководителя отдела кадров) и печатью (при ее наличии).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Готовое решение: Как заполнить журнал учета электронных больничных листов (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}