Не позднее 30 июня 2020 года нужно будет уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.
Работник выбрал электронную трудовую книжку
Когда сотрудник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки.
С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение. Не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.
Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде:
- в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
- в день увольнения.
Выдавать данные нужно будет по форме СТД-Р. Проект формы представлен на публичное обсуждение. Как ее заполнять, поможет разобраться обзор.
Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.
Подробнее о том, как предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности, читайте в путеводителе по кадровым вопросам.
Работник выбрал бумажную книжку или промолчал
Сотрудники будут решать вопрос о формате данных в течение 2020 года. Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР.
Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.
Обратите внимание: при приеме сотрудники смогут предъявлять сведения о трудовой деятельности. Нужно будет проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в ПФР сведения. Отметки нет — попросите работника предоставить книжку. Если он потерял ее или не может передать по другой причине, придется завести новую.
