Деньги, выданные работнику под отчет, можно удержать из его зарплаты, если имеется неизрасходованный остаток, который он не возвратил в срок, установленный руководителем (ст. 137 ТК РФ).
Чтобы удержать деньги из зарплаты работника, надо (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0):
- в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных денег, издать приказ руководителя учреждения об удержании. При пропуске этого срока удерживать деньги из зарплаты работника нельзя и, если он не вернет их добровольно, взыскать долг можно только через суд;
- ознакомить с этим приказом работника под роспись. Работник должен написать, что он согласен с суммой и основанием удержания. Если работник не согласен на удержание, взыскать с него деньги можно будет только через суд.
Деньги, выданные под отчет и не возвращенные в установленный срок, не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, так как являются его задолженностью перед работодателем.
Если деньги, полученные под отчет, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму надо начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть после того, как работник (Письма ФСС от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда от 12.12.2014 N 17-3/В-609):
- или вернет деньги;
- или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные учреждением цели.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
