Если театр, как известно, начинается с вешалки, то работа с исполнительным документом — с его приема и регистрации. На этом и остановимся подробнее. Чаще всего компания получает исполнительные листы, обращенные к ее работникам (на выплату алиментов, административных штрафов и др.), для исполнения которых работодателю необходимо осуществить удержания из их заработной платы. Гораздо реже организация получает исполнительные листы, обращенные к ней самой, — их «отработкой» обычно сначала занимается юридическая служба, которая и ведет судебные тяжбы. Ведь, говоря обычным языком, исполнительный лист является результатом проигранного в суде дела. Исполнительный лист оформляется судом после вступления судебного акта в законную силу.
До бухгалтерии
По общему правилу регистрация исполнительного листа может происходить на следующий день после его приема. Хотя с исполнительными документами так «затягивать» не стоит. Отделу кадров или бухгалтеру сложно грамотно проверить подлинность исполнительного документа, а также документы, удостоверяющие личность и полномочия представившего его лица. Поэтому в средних и крупных компаниях функция взаимодействия с внешними взыскателями возлагается на юридическую службу или специально уполномоченного сотрудника службы безопасности, что вполне обоснованно. Именно эти специалисты, действуя более осознанно, и должны иметь право удостоверить (подписать) отметку о получении исполнительного листа.
Мошенник обращается, как правило, в региональный суд общей юрисдикции с исковым заявлением по липовому договору, сумма которого не превышает 500 000 рублей. Это тот порог, по спорам на сумму ниже которого решения мировыми судьями выносятся в упрощенном порядке в рамках судебного приказа в соответствии со ст. 121 ГПК РФ. Упрощенный порядок позволяет мировому судье единолично на основании заявления о взыскании денежной суммы вынести приказ без судебного разбирательства как такового и вызова сторон для заслушивания их объяснений.
Для получения бланка договора, реквизитов и образца печати мошенники намеренно вступают в фиктивные договорные отношения, ведут деловую переписку с целью получения необходимых данных. Особенно уязвимы туроператоры, так как они могут отправить свой договор по электронной почте любому контрагенту.
Следующий этап — непосредственно кража. Взыскатель приходит в банк с исполнительным листом, а чаще листами (каждый на сумму менее 500 000 руб.), которые банк обязан исполнить в течение одного дня, если нет сомнений в его подлинности. После чего средства уходят со счета юрлица мошеннику.
В бухгалтерии
На секретаря функции по приему таких документов возлагаются только в небольших фирмах. Если документ принимает не то подразделение, которое его потом регистрирует в журнале учета, то «принимающий» может его фиксировать в простом реестре (или списке) с обозначением даты и времени получения, наименования и других элементарных идентифицирующих реквизитов (но не в журнале регистрации входящей корреспонденции). Затем документ передают в бухгалтерию, которая и будет его исполнять. Специально уполномоченный на прием таких документов сотрудник передает полученные исполнительные документы работников в бухгалтерию организации в день получения (лучше — под расписку в том же реестре, где зафиксирована дата получения).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень) утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.
В номенклатуре дел «принимающей» службы дело с такими реестрами фиксируется как переходящее, а срок его хранения можно установить в пять лет, как у самих исполнительных листов (ст. 416 Перечня).
В крупных организациях полученные исполнительные документы предварительно может рассматривать один из руководителей организации или начальник юридической службы. И в бухгалтерию исполнительные документы потом передаются с соответствующими указаниями руководства по исполнению. Тогда такое дополнительное «блуждание» документа внутри организации можно фиксировать все в том же реестре приема таких документов.
Бухгалтерия регистрирует полученный исполнительный лист в журнале регистрации исполнительных документов в день получения (или, в крайнем случае, не позднее следующего рабочего дня).
Журнал в обязательном порядке прошивается, листы нумеруются, на месте скрепления наклеивается лист с заверительной надписью, которая подписывается руководителем организации или главным бухгалтером и удостоверяется печатью. В небольших организациях и при отсутствии печати (что должно быть зафиксировано в уставе организации) заверительную надпись удостоверяют двумя подписями: руководителя организации и бухгалтера.
Примечание. Принятые и зарегистрированные исполнительные документы и журнал их регистрации включаются в номенклатуру дел бухгалтерии и тоже являются переходящими делами. Журналы регистрации исполнительных листов имеют срок хранения пять лет согласно Перечню. После регистрации исполнительного документа бухгалтерия обязана направить судебному приставу обратное уведомление о получении документов.
Кредитные организации обязаны немедленно взыскивать денежные средства по исполнительным документам и информировать об этом в течение трех дней со дня исполнения (в силу ч. 5 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Остальные организации тоже должны действовать оперативно. Если пристав после отправки вам документов на исполнение не получит в разумный срок вашего обратного уведомления, он может прийти с проверкой.
В уведомлении указываются входящие номер и дата исполнительного документа, телефон организации, ставятся подпись бухгалтера и печать (при наличии). Такой порядок описан, например, в разделе I Приложения I к Методическим рекомендациям по порядку исполнения требований исполнительных документов о взыскании алиментов (утв. ФССП России 19.06.2012 N 01-16).
На основании регистрационной записи в журнале на исполнительном документе проставляется штампом или от руки отметка о регистрации в правом нижнем углу: наименование организации (возможно — сокращенное), дата регистрации (можно добавлять и время), индекс.
Если исполнительные документы поступают из судов в электронном виде (после арбитражного процесса), то в зависимости от технологической оснащенности организации они могут быть после проверки усиленной квалифицированной электронной подписи зарегистрированы в применяемой информационной системе в электронном виде, а могут быть и распечатаны, заверены службой делопроизводства как бумажные копии электронных документов и переданы на регистрацию в бухгалтерию.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс Статья: Исполнительный лист на работника: меры предосторожности (Койвиста Д.) («Практическая бухгалтерия», 2019, N 2) {КонсультантПлюс}
