График отпусков является локальным нормативным актом. А значит, вам нужно знакомить работников с ним под подпись, как и с другими локальными нормативными актами, которые связаны с их трудовой деятельностью. Это следует из ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Такой позиции придерживается и Роструд в Письме от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.
Форма и порядок заполнения листа ознакомления с графиком отпусков нормативно не предусмотрены. Можете составить его в произвольной форме, как приложение к графику отпусков или в виде отдельного документа. Если у вас получается несколько отдельных листов, их лучше прошить, оформив журналом (например, чтобы не потерять), или сразу вместо них завести отдельный журнал ознакомления. В листе (журнале) ознакомления рекомендуем указать, на какой год составлен график отпусков, дату утверждения или реквизиты приказа, которым он утвержден (если издавали такой приказ), и включить, в частности, следующие графы:
- Ф.И.О. работника;
- должность и структурное подразделение (при наличии);
- подпись работника;
- дата ознакомления.
Кроме того, удобно предусмотреть в листе (журнале) ознакомления графу для внесения сведений о том, что работник уведомлен о времени начала ежегодного отпуска под подпись.
Можете включить в лист (журнал) ознакомления с графиком отпусков и другие графы при необходимости. Например, можете предусмотреть графу «Примечания». В ней можно делать отметки, в частности, о том, что работник отказался знакомиться с графиком отпусков под подпись.
законом не установлен срок для ознакомления работников с графиком отпусков. Вы можете конкретизировать срок ознакомления с графиком отпусков сами, в частности, в приказе об утверждении графика отпусков или в положении об отпусках с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.
Рекомендуем это сделать до начала календарного года, на который составлен и утвержден этот график. Ознакомление позже указанного срока может быть расценено контролирующими органами как нарушение и повлечь для вас риски.
Законом не урегулировано, как нужно поступить, если работник не согласен с графиком отпусков и отказывается ставить на нем подпись об ознакомлении. В такой ситуации вы не обязаны по требованию работника менять даты его отпуска в графике. Исключение: работник по закону имеет право на отпуск в удобное для него время. В остальных случаях рекомендуем составить акт об отказе от ознакомления с графиком отпусков. Форма акта произвольная (нормативной нет). Желательно, чтобы его составили минимум трое работников — свидетелей отказа.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
