Не облагаются НДФЛ следующие виды расходов на проезд в командировке, если они документально подтверждены (п. 1 ст. 217 НК РФ):
- расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- расходы на провоз багажа.
Расходы на авиаперелет могут подтверждаться, например, авиабилетом или маршрут/квитанцией электронного билета, а также посадочным талоном (п. 5 Письма Минтруда России от 11.03.2016 N 18-4/ООГ-396).
Расходы на приобретение билетов можно обосновать документами (в том числе электронными), содержащими обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 Закона о применении ККТ, подтверждающими расходы на приобретение электронного билета, например (Письма Минфина России от 21.05.2021 N 03-03-07/38967, от 10.10.2019 N 02-07-05/78059):
- чек контрольно-кассовой техники;
- платежный документ или бланк строгой отчетности;
- слипы, чеки электронных терминалов;
- электронный документ (выписка из электронной системы платежа);
- электронный кассовый чек с QR-кодом.
Чек с QR-кодом для подтверждения фактически произведенных расходов не требуется, если билет приобретен в сети Интернет у иностранной организации, которая не зарегистрирована в порядке, установленном законодательством РФ, и не имеет представительства на территории РФ (Письмо Минфина России от 25.12.2019 N 02-07-05/101401).
Компенсация за проезд облагается НДФЛ, если документы работник не представил, но расходы ему возмещены.
В этом случае вам нужно рассчитать НДФЛ на последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке. Далее исчисленный налог необходимо удержать при ближайшей выплате работнику денежного дохода, а перечислить в бюджет — не позднее рабочего дня, следующего за датой такой выплаты. Такой вывод следует из п. 6 ст. 6.1, пп. 6 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ.
Расходы на VIP-зал не облагаются НДФЛ при условии, что они документально подтверждены, например чеком, квитанцией (п. 1 ст. 217 (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217) НК РФ). Такую компенсацию следует отнести к расходам на проезд в командировке (см. Письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45215, от 15.08.2013 N 03-04-06/33238).
Но, поскольку вопрос законом не урегулирован, исключить претензии при проверке нельзя. Поэтому лучше иметь обоснования, почему работнику потребовался VIP-зал: например, руководящему работнику нужно было провести срочные переговоры во время ожидания в аэропорту. Также рекомендуем в локальном нормативном акте учреждения (например, положении о командировках) предусмотреть, в каких случаях и каким лицам возмещаются расходы на услуги VIP-залов. Это укрепит ваши позиции на случай возможных претензий по результатам налоговой проверки.
Расходы на оплату услуг по выбору места в салоне самолета не облагаются НДФЛ, если отнесены к расходам, связанным со служебной командировкой, и документально подтверждены (Письмо Минфина России от 27.12.2019 N 03-04-00/102629).
Если вы приобрели авиабилет для командированного работника и оплатили страховой полис на время перелета, по которому предусмотрены выплаты в случае смерти или причинения вреда здоровью пассажира, то НДФЛ со стоимости страховки удерживать не надо. Это следует из п. 3 ст. 213 НК РФ.
Если работник сам оплатил страховку (он указан в полисе в качестве страхователя), а вы возмещаете ее стоимость, по нашему мнению, НДФЛ удерживать также не нужно. Рекомендуем предусмотреть оплату страховки командированных работников в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте учреждения.
В то же время инспекция может придерживаться иной позиции, так как есть разъяснения Минфина России о том, что в рассматриваемой ситуации нужно удержать НДФЛ (Письмо Минфина России от 13.11.2014 N 03-03-06/1/57298).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
