Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций. Приказ Росархива действует с 18 февраля. Прежний перечень, утверждённый Минкультуры, больше не применяется.
Новшеств, с которыми придётся столкнуться бухгалтеру, довольно много. Они касаются бухгалтеров не только коммерческих организаций, но и организаций госсектора. Рассмотрим наиболее значительные изменения.
Несколько кадровых документов придётся хранить дольше, чем сейчас, например:
- график отпусков — три года, а не год;
- книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.
Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:
- документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;
- заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий — 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.
Появились новые правила для отдельных видов документов. Уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся беречь год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.
Закажите у нас обзоры «Сроки хранения документов: что изменится для бухгалтера» и «Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов» (КонсультантПлюс, 2020)
