Форма графика отпусков — Т-7 — утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Вместе с тем закон не запрещает работодателю разрабатывать собственные формы первичных учетных документов. Однако такое право не распространяется на государственные и муниципальные учреждения. Поэтому у спортивных организаций выбора нет: они обязаны составлять график по унифицированной форме.
На момент утверждения в графике должны быть заполнены графы с 1 по 6: в них указываются наименование структурного подразделения согласно штатному расписанию, должность (специальность, профессия), Ф.И.О. работника, табельный номер, количество календарных дней полагающегося работнику отпуска, а также его запланированная дата.
Вопрос: Заполняя графы 6 и 7 графика, нужно проставлять точные даты начала и окончания отпуска или достаточно указания месяца?
На основании названий граф «Дата запланированная» и «Дата фактическая» можно сказать, что в них необходимо отражать точные даты предполагаемого отпуска. Однако указание в этих графах месяца отпуска работника не будет нарушением трудового законодательства
Вы можете проставлять запланированные даты отпусков сотрудников в графике отпусков, либо указывая точные даты, либо прописывая лишь месяц начала и окончания отпуска. Однако последний вариант потребует от работодателя дополнительных действий. В частности, придется дополнительно согласовывать дату отпуска, только ближе к отпуску, но не позднее чем за две недели, поскольку именно за этот срок работодатель обязан уведомить сотрудника под подпись о предстоящем отпуске (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
К сведению. В силу ч. 1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Если такое соглашение достигнуто, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 — даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.
Немало вопросов при заполнении возникает в связи с дополнительным оплачиваемым отпуском, особенно за работу во вредных или опасных условиях труда, поскольку такой отпуск предоставляется только за фактически отработанное время в соответствующих условиях, и порой определить точную продолжительность данного отпуска к моменту утверждения графика невозможно.
Во-первых, в график нужно включать информацию о дополнительных оплачиваемых отпусках — и за вредные условия труда, и за ненормированный рабочий день, и т.д. Это следует из ст. 123 ТК РФ, согласно которой в график включается информация о ежегодном оплачиваемом отпуске, который состоит из основного оплачиваемого и дополнительных отпусков.
Во-вторых, чтобы правильно заполнить график в отношении работников, которым полагается дополнительный отпуск за вредные или опасные условия труда, рекомендуем отразить лишь дату начала отпуска, а дата окончания отдыха будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. При этом в графе 5 графика нужно отразить общее количество календарных дней отпуска. Например, сотруднику полагается 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 10 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «38».
Вопрос: Нужно ли указывать в графике неиспользованные за прошлые периоды отпуска работников?
Действительно, встречаются ситуации, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, и работодатели согласовывают с ним перенос отпуска. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется (ст. ст. 122, 124 ТК РФ).
Роструд в Письме от 01.03.2007 N 473-6-0 пояснял, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. При этом запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Соответственно, если у работника есть неиспользованный отпуск, его нужно запланировать на следующий год и включить в график, чтобы иметь представление о периоде отдыха, полагающемся конкретному работнику, и соблюсти нормы ТК РФ.
Отметим, что неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней отпуска.
А как быть с иными отпусками — административным, учебным? Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. А в силу ст. ст. 173 — 176 ТК РФ совмещающим работу с обучением гарантирован учебный отпуск, причем как оплачиваемый, так и неоплачиваемый.
Однако эти отпуска не отражаются в графике отпусков: отпуск без сохранения зарплаты и ученический отпуск предоставляются на основании заявления работника и справки-вызова из учебного заведения соответственно. Использование таких отпусков не является обязанностью работника.
Обратите внимание! Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» график отпусков должен храниться в организации в течение года.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
