Проведение аудита делят на несколько этапов.
Первый шаг предполагает составление план-графика проекта. HRA-аудит начинается именно с плана — документа, который позволит участникам понять весь процесс аудита в целом. В плане указана дата начала, окончания и промежуточных сроков выполнения каждого из блоков аудита, закрепленного за определенным сотрудником.
Обратите внимание, план-график не должен включать информацию по найденным недочетам. Данные о нарушениях будут содержаться в отдельном детальном отчете, который представляет собой содержательную часть кадрового аудита. В плане-графике же необходимо отразить: этапы, срок исполнения, действия, ответственное лицо, также комментарии (здесь нужно указать информацию о задержке срока, невозможности осуществления какого-либо из этапов, о причине отсутствия первичных данных и так далее).
Следующий этап: составление отчета о проведении аудита кадровой документации. Это основной документ, в котором отражены все процедуры HRA-аудита, а именно:
- выявленные отклонения в локально-нормативных актах, содержащих нормы трудового права, в общих кадровых документах;
- обнаруженные нарушения в персональной кадровой документации;
- детальный персонализированный отчет по всем ошибкам;
- установленная ответственность за найденные отклонения.
И последний этап: составление заключения по проведенному аудиту. После проведения детальной проверки состояния кадрового учета, выявления всех недочетов, определения рисков и их стоимостной оценки необходимо составить заключение по проведенному аудиту. Этот документ в дальнейшем предоставляется HR-директору и руководителю компании.
Важно, заключение не должно быть громоздким, в нем нужно отразить перечень ключевых замечаний, необходимых к незамедлительному устранению, а также сумму возможных штрафов и меры, которые будут приняты для дальнейшей нормализации учета.
Пожалуй, самым эффективным доводом для руководителя будет размер совокупного штрафа в случае, если кадровый учет будет оставлен на текущем уровне. Масштаб ответственности за выявленные нарушения — это основной аргумент, который позволит изменить ситуацию в компании, не забудьте включить информацию про штрафы в заключительный отчет. Безусловно, речь не всегда идет исключительно о штрафах: в некоторых случаях ответственные лица могут быть дисквалифицированы или даже понести уголовную ответственность (например, за нарушение требований охраны труда или невыплату заработной платы, пенсий и других платежей).
Реализация
Заключительный этап аудита кадровой документации — это непосредственно подготовка и исполнение необходимых мероприятий по устранению найденных ошибок и восстановлению документов. Разработка плана может быть выполнена аналогично процессу проведения самого аудита: сначала нужно составить план-график мероприятий, поэтапно реализовать его, а затем написать отчет о выполненной работе.
В заключение нужно отметить, что HRA-аудит служит компаниям не только для устранения текущих неполадок в системе кадрового учета, но и для своевременного выявления и исправления потенциальных ошибок. В свою очередь, заблаговременное обнаружение проблем в ведении кадровой документации поможет вам не только снизить риски получения штрафов, но и выстроить эффективную систему кадрового документооборота на будущее.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: HRA-аудит. Кому и когда проводить? (Никулина О.) («Расчет», 2019, N 5-6) {КонсультантПлюс}
