Электронные трудовые книжки и электронные трудовые договоры - Компания «АПИ»

Электронные трудовые книжки и электронные трудовые договоры

Переходу от бумажных трудовых книжек в цифровой формат посвящено три законопроекта. В первом (внесен в Госдуму под номером 748684-7) описывается сам механизм внедрения и использования электронной книжки, которая станет называться сведениями о трудовой деятельности.

Согласно новой ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта N 748684-7) это будет основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которую работодатель должен подавать в информационную систему ПФ РФ. Сюда относятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания для расторжения трудового договора. То есть характер сведений, вносимых сейчас в бумажную трудовую книжку, не поменяется в дальнейшем. В электронном виде не потребуется хранить и передавать лишь записи об образовании сотрудника и полученных им поощрениях.

Форму представления работодателем в информационную систему сведений о трудовой деятельности утвердит ПФ РФ по согласованию с Минтрудом.

Перейти на электронные трудовые книжки предполагается 01.01.2021. Потом бумажные книжки останутся только у работников, которые до названной даты подадут работодателю соответствующее письменное заявление. Тем, кто этого не сделает, бумажные книжки будут выданы на руки, а работодатель освободится от ответственности за их хранение. Для работников, впервые трудоустроившихся после 01.01.2021, бумажная трудовая книжка и вовсе не будет заводиться — все планируется оформлять в электронном виде.

Как же сотрудник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности? Для этого ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта N 748684-7) предусматривает несколько способов.

Один из них — обратиться к работодателю по последнему месту работы и получить информацию за период работы у него. Для этого сотрудник должен будет подать заявление в бумажном или электронном виде и указать, в какой форме работодателю нужно направить сведения — на бумажном носителе, заверив последние надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Форму сведений, предоставляемых работнику из информационной системы ПФ РФ, утвердит Минтруд по согласованию с ПФ РФ.

В связи с этим для организаций планируется установить новую обязанность — предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности. В период его работы это нужно будет сделать в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день расторжения трудового договора.

Возможны и другие варианты получения сведений:

  • в МФЦ информацию планируется выдавать на бумажном носителе, заверяя ее надлежащим образом;
  • в ПФ РФ заверенные сведения предоставят на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • через портал госуслуг сведения можно будет получить в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Предполагается, что поправки, предложенные законопроектом, вступят в силу 01.01.2020 и у работодателей будет год, чтобы подготовиться к изменениям. За это время понадобится сделать следующее:

  1. принять или скорректировать локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  2. внести изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;
  3. обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ;
  4. письменно уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки, а также о праве работника выбирать между бумажной и электронной книжкой и последствиях выбора (данное право реализуется путем подачи работодателю заявления о том, что ему следует вести бумажную трудовую книжку).

Впрочем, несмотря на то, что организациям планируют дать год на перестройку своих внутренних процессов, времени на выстраивание в новом формате взаимодействия с ПФ РФ не будет. Обязанность подавать в его информационную систему сведения о трудовой деятельности работников возникнет у работодателей уже 01.01.2020 — об этом говорится во втором законопроекте, внесенном в Госдуму под номером 748744-7. Индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах (в том числе реквизиты документов работодателя, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений).

Подавать сведения надо будет ежемесячно — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 01.01.2021 добавится еще одно требование. При приеме на работу или увольнении сотрудника сведения о нем придется подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа-основания (дополнительный п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в редакции проекта N 748744-7).

Если численность работников за предшествующий отчетный месяц составит или превысит 25 человек, работодатель должен будет представить сведения в форме электронного документа и заверить их усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации, где работает менее 25 человек, смогут подавать сведения либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.

Предполагается, что ПФ РФ проконтролирует данный процесс: ведомство собираются наделить полномочиями по передаче информации о нарушениях в Роструд, а тот, в свою очередь, сможет привлекать нарушителей к административной ответственности. Как сказано в третьем законопроекте (N 748758-7), ст. 5.27 КоАП РФ планируется дополнить ч. 1.1. Согласно ей должностных лиц работодателя станут привлекать к ответственности в виде предупреждения за неоднократное нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности либо представление неполных и (или) недостоверных сведений. При этом под неоднократным проступком понимается совершение работодателем названных действий два и более раза в течение года.

Если до конца 2019 года пакет законопроектов будет принят, к ответственности начнут привлекать с 01.01.2020.

Электронные трудовые договоры

 

Законодатели также хотят разрешить заключать трудовые договоры в электронной форме — проект, внесенный в Госдуму под номером 736455-7, предлагает соответствующие изменения ст. 67 ТК РФ. Согласно им трудовой договор будет считаться заключенным в том числе при обмене сторонами, использующими электронные либо другие технические средства, документами или иной информацией, которые содержат согласованные сторонами условия трудового договора, отвечающие требованиям ТК РФ.

Планируется, что поправки вступят в силу уже 01.10.2019 — одновременно с нормами Федерального закона от 18.03.2019 N 34-ФЗ, внесшего в ГК РФ положения о цифровых правах и сделках, совершаемых с помощью электронных средств. Законодатели объясняют это тем, что развитие электронных форм передачи информации в рамках цифровизации экономики затрагивает не только гражданско-правовые отношения, но и трудовые.

В связи с этим ТК РФ предлагается дополнить новыми ст. 15.115.3 (в редакции проекта N 736455-7), устанавливающими правила о юридически значимых сообщениях. В частности, заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования и иные юридически значимые сообщения сторон трудового договора можно будет передавать как в личном присутствии сторон (ознакомление под подпись), так и путем направления документа по почте либо с использованием электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сообщения. Юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением трудовых отношений, повлекут юридические последствия для получателя сообщения с момента его доставки.

Важно, что электронная форма юридически значимого сообщения будет приравнена к письменной. В статье 15.1 ТК РФ (в редакции проекта N 736455-7) отмечается: везде, где требуется письменная форма, допускается использование электронной. Составить и доставить электронное сообщение можно будет и тогда, когда для ознакомления с ним работник должен присутствовать лично и поставить свою подпись.

Таким образом, цифровой формат работодатели смогут использовать не только при заключении трудового договора, но и при взаимодействии с работником в рамках такого договора. При этом работник сможет отказаться от обмена электронными юридически значимыми сообщениями (если условие об обмене ими содержится в трудовом договоре или локальном нормативном акте) в любой момент после заключения трудового договора. Отказ не повлияет на действительность остальных положений такого договора и не сможет стать основанием для его расторжения по инициативе работодателя.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс:

Статья: Работникам готовят электронное будущее (Смолева М.Е.) («Руководитель автономного учреждения», 2019, N 8) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

Обратная связь

Протестируйте КонсультантПлюс

Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

Заказать подборку по данной теме

Регистрация на конкурс

Только администратор может добавлять новых пользователей.

Заказать видео

Записаться на мероприятие

Записаться на курс