Электронные трудовые книжки и электронные трудовые договоры - Компания «АПИ»

Электронные трудовые книжки и электронные трудовые договоры

Переходу от бумажных трудовых книжек в цифровой формат посвящено три законопроекта. В первом (внесен в Госдуму под номером 748684-7) описывается сам механизм внедрения и использования электронной книжки, которая станет называться сведениями о трудовой деятельности.

Согласно новой ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта N 748684-7) это будет основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которую работодатель должен подавать в информационную систему ПФ РФ. Сюда относятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания для расторжения трудового договора. То есть характер сведений, вносимых сейчас в бумажную трудовую книжку, не поменяется в дальнейшем. В электронном виде не потребуется хранить и передавать лишь записи об образовании сотрудника и полученных им поощрениях.

Форму представления работодателем в информационную систему сведений о трудовой деятельности утвердит ПФ РФ по согласованию с Минтрудом.

Перейти на электронные трудовые книжки предполагается 01.01.2021. Потом бумажные книжки останутся только у работников, которые до названной даты подадут работодателю соответствующее письменное заявление. Тем, кто этого не сделает, бумажные книжки будут выданы на руки, а работодатель освободится от ответственности за их хранение. Для работников, впервые трудоустроившихся после 01.01.2021, бумажная трудовая книжка и вовсе не будет заводиться — все планируется оформлять в электронном виде.

Как же сотрудник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности? Для этого ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта N 748684-7) предусматривает несколько способов.

Один из них — обратиться к работодателю по последнему месту работы и получить информацию за период работы у него. Для этого сотрудник должен будет подать заявление в бумажном или электронном виде и указать, в какой форме работодателю нужно направить сведения — на бумажном носителе, заверив последние надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Форму сведений, предоставляемых работнику из информационной системы ПФ РФ, утвердит Минтруд по согласованию с ПФ РФ.

В связи с этим для организаций планируется установить новую обязанность — предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности. В период его работы это нужно будет сделать в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день расторжения трудового договора.

Возможны и другие варианты получения сведений:

  • в МФЦ информацию планируется выдавать на бумажном носителе, заверяя ее надлежащим образом;
  • в ПФ РФ заверенные сведения предоставят на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • через портал госуслуг сведения можно будет получить в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Предполагается, что поправки, предложенные законопроектом, вступят в силу 01.01.2020 и у работодателей будет год, чтобы подготовиться к изменениям. За это время понадобится сделать следующее:

  1. принять или скорректировать локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  2. внести изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;
  3. обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ;
  4. письменно уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки, а также о праве работника выбирать между бумажной и электронной книжкой и последствиях выбора (данное право реализуется путем подачи работодателю заявления о том, что ему следует вести бумажную трудовую книжку).

Впрочем, несмотря на то, что организациям планируют дать год на перестройку своих внутренних процессов, времени на выстраивание в новом формате взаимодействия с ПФ РФ не будет. Обязанность подавать в его информационную систему сведения о трудовой деятельности работников возникнет у работодателей уже 01.01.2020 — об этом говорится во втором законопроекте, внесенном в Госдуму под номером 748744-7. Индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах (в том числе реквизиты документов работодателя, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений).

Подавать сведения надо будет ежемесячно — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 01.01.2021 добавится еще одно требование. При приеме на работу или увольнении сотрудника сведения о нем придется подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа-основания (дополнительный п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в редакции проекта N 748744-7).

Если численность работников за предшествующий отчетный месяц составит или превысит 25 человек, работодатель должен будет представить сведения в форме электронного документа и заверить их усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации, где работает менее 25 человек, смогут подавать сведения либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.

Предполагается, что ПФ РФ проконтролирует данный процесс: ведомство собираются наделить полномочиями по передаче информации о нарушениях в Роструд, а тот, в свою очередь, сможет привлекать нарушителей к административной ответственности. Как сказано в третьем законопроекте (N 748758-7), ст. 5.27 КоАП РФ планируется дополнить ч. 1.1. Согласно ей должностных лиц работодателя станут привлекать к ответственности в виде предупреждения за неоднократное нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности либо представление неполных и (или) недостоверных сведений. При этом под неоднократным проступком понимается совершение работодателем названных действий два и более раза в течение года.

Если до конца 2019 года пакет законопроектов будет принят, к ответственности начнут привлекать с 01.01.2020.

Электронные трудовые договоры

 

Законодатели также хотят разрешить заключать трудовые договоры в электронной форме — проект, внесенный в Госдуму под номером 736455-7, предлагает соответствующие изменения ст. 67 ТК РФ. Согласно им трудовой договор будет считаться заключенным в том числе при обмене сторонами, использующими электронные либо другие технические средства, документами или иной информацией, которые содержат согласованные сторонами условия трудового договора, отвечающие требованиям ТК РФ.

Планируется, что поправки вступят в силу уже 01.10.2019 — одновременно с нормами Федерального закона от 18.03.2019 N 34-ФЗ, внесшего в ГК РФ положения о цифровых правах и сделках, совершаемых с помощью электронных средств. Законодатели объясняют это тем, что развитие электронных форм передачи информации в рамках цифровизации экономики затрагивает не только гражданско-правовые отношения, но и трудовые.

В связи с этим ТК РФ предлагается дополнить новыми ст. 15.115.3 (в редакции проекта N 736455-7), устанавливающими правила о юридически значимых сообщениях. В частности, заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования и иные юридически значимые сообщения сторон трудового договора можно будет передавать как в личном присутствии сторон (ознакомление под подпись), так и путем направления документа по почте либо с использованием электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сообщения. Юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением трудовых отношений, повлекут юридические последствия для получателя сообщения с момента его доставки.

Важно, что электронная форма юридически значимого сообщения будет приравнена к письменной. В статье 15.1 ТК РФ (в редакции проекта N 736455-7) отмечается: везде, где требуется письменная форма, допускается использование электронной. Составить и доставить электронное сообщение можно будет и тогда, когда для ознакомления с ним работник должен присутствовать лично и поставить свою подпись.

Таким образом, цифровой формат работодатели смогут использовать не только при заключении трудового договора, но и при взаимодействии с работником в рамках такого договора. При этом работник сможет отказаться от обмена электронными юридически значимыми сообщениями (если условие об обмене ими содержится в трудовом договоре или локальном нормативном акте) в любой момент после заключения трудового договора. Отказ не повлияет на действительность остальных положений такого договора и не сможет стать основанием для его расторжения по инициативе работодателя.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс:

Статья: Работникам готовят электронное будущее (Смолева М.Е.) («Руководитель автономного учреждения», 2019, N 8) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

    Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс






      Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс

        Обратная связь

          Протестируйте КонсультантПлюс

            Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

              Заказать подборку по данной теме

                Регистрация на конкурс

                Только администратор может добавлять новых пользователей.

                Заказать видео

                  Записаться на мероприятие

                    Записаться на курс

                      Заказать документ

                        На чей блог подписались бы Вы и почему?