Зная сроки хранения всех дел подразделения по работе с кадрами, можно приступать к экспертизе их ценности.
Экспертиза ценности — это изучение документов с целью выделить из них те, которые могут быть уничтожены, и те, что будут храниться в течение положенных сроков.
Практически процесс экспертизы ценности (ЭЦ) проводится в несколько этапов:
- документы распределяются по годам и делам;
- документы с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения и составляется акт о выделении их к уничтожению;
- документы, сроки хранения которых еще не истекли, вносятся в годовые разделы описи дел.
Как правило, проведение ЭЦ в отделе кадров не составляет особого труда: кадровики привыкли бережно относиться к своим документам и, скорее всего, все дела содержатся в порядке. Рекомендуем только при первой ЭЦ уделить особенное внимание документам за первые годы работы организации: возможно, кадровика в штате тогда не было и документами по личному составу занимались непрофессионально.
По результатам ЭЦ составляются:
- акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- опись дел по личному составу.
Последовательность составления этих документов не важна: речь идет о двух разных группах дел. Одна из них после описания будет уничтожена, другая оформлена на хранение. Как показывает опыт, оформление уничтожения документов занимает меньше времени, чем составление описей.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
