Пропишите в дополнительном соглашении о переводе работника на дистанционную работу во время карантина, как будете давать ему задания и как он будет информировать вас о ходе их выполнения. Добавить эти условия в допсоглашение рекомендовал и Роструд (Информация Роструда).
Например, можно сделать так: вы направляете работнику по электронной почте план работы на неделю, а он в конце рабочей недели сдает вам отчет о выполнении этого плана. Либо, если ввиду особенностей работы планирование даже на неделю затруднительно, можете предусмотреть ежедневную постановку задач в начале рабочего дня и отчет работника о выполнении в конце рабочего дня.
Это позволит не только контролировать выполнение задания, но и вести учет рабочего времени работника, как того требует ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
В госорганах, органах местного самоуправления, госкорпорациях и других организациях с участием РФ рабочий процесс следует организовать с учетом Методических рекомендаций Минтруда России. В частности, госорганам рекомендовано издать правовой акт, в котором будут закреплены порядок организации дистанционной службы, форма заявления госслужащего о согласии работать дистанционно, перечень должностей госслужащих, которые могут работать дистанционно, организационно-технические вопросы, связанные с такой работой, и др. По соглашению сторон условия дистанционной службы можно отразить в допсоглашении к служебному контракту (Письмо Минтруда России от 18.03.2020 N 19-0/10/П-2382).
Советуем прописать в дополнительном соглашении его график работы, даже если он не будет отличаться от прежнего. Если не пропишете, есть риск, что возникнет недопонимание с работником. Он может посчитать, что вправе сам выбрать график, работая дистанционно.
Укажите, в частности, продолжительность рабочей недели и ежедневной работы, чередование рабочих и выходных дней, время начала и окончания работы, перерывы в течение рабочего дня (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 100 ТК РФ). Советуем прописать подробно режим работы, даже если ранее в трудовом договоре была только ссылка на правила внутреннего трудового распорядка и режим работы не изменился. Так работнику удобнее.
Также напомним — вы можете согласовать с работником, что в период удаленной работы он будет работать неполный рабочий день и (или) неполную рабочую неделю (например, если ему сложно по семейным обстоятельствам работать полное время на дому). Такие изменения необходимо зафиксировать в допсоглашении (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93, ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Советуем также определить, каким способом работник будет вас ставить в известность о начале (окончании) своей работы. Например, можете обязать его направлять по электронной почте сообщения о начале и окончании работы. То, что работник трудится дистанционно, не снимает с вас обязанности вести учет фактически отработанного им времени в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
Если работник продолжает трудиться дистанционно то же количество времени и выполняет тот же объем работы, что и раньше, снижать ему заработную плату нельзя (п. п. 15, 21 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 N 0147-03-5, Информация Роструда). Исключение — случай, когда изменяется режим работы. Например, вы договорились, что из-за обучения детей на дому работник будет трудиться на 0,5 ставки до нормализации ситуации в стране.
В остальном перевод работника на дистанционный труд не является основанием для снижения ему заработной платы (включая установленные стимулирующие и компенсационные выплаты) (ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 129, ст. 132, ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ, п. 14 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 N 0147-03-5). Законом это не предусмотрено и может повлечь для вас, в частности, административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ (так, штраф для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб.).
Если согласовали с работником, например, работу на условиях неполного рабочего времени, то оплату в допсоглашении уточните. Вам нужно будет оплачивать его труд пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ. Пропишите это подробно. Это следует, в частности, из абз. 5 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93 ТК РФ.
Срок, на который переводите работника на дистанционную работу в период карантина, можете прописать в допсоглашении как конкретной датой, так и, например, указать, что переводите на период введения карантинных мер в вашем регионе (до особого распоряжения, например, главы вашего города). Учтите, если не пропишете срок — значит, переводите работника на дистанционную работу на постоянной основе.
Также предусмотрите порядок отзыва (в частности срок уведомления, особенности оформления), если дистанционную работу нужно будет прекратить раньше обозначенного срока.
Советуем также, помимо условий, о которых сказали выше, включить в дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу в период карантина, в частности, следующие условия:
- адрес, по которому он будет работать и по которому вы будете направлять ему при необходимости корреспонденцию;
- контактную информацию: номер мобильного и домашнего (если есть) телефона, номер телефона иного контактного лица (например, родственника вашего работника) для экстренной связи; адрес электронной почты работника (если у работника есть два разных адреса — желательно указать оба на случай, если с одним из них возникнут проблемы). Это необходимо, чтобы поддерживать бесперебойную связь с работником в любой экстренной ситуации, например, если временно нет Интернета, сломался компьютер (ноутбук), работник потерял мобильный телефон;
- порядок обмена документами на период карантина — например, при направлении заявлений об отпусках, листков нетрудоспособности в отдел кадров. Можете, например, предусмотреть такой вариант — передавать сканы или фото таких документов по электронной почте, а оригиналы — сохранять и представить по окончании карантина, по возвращении на работу в офис.
Вы можете включить в дополнительное соглашение и иные условия, которые посчитаете необходимыми. Например, если договоритесь с работником о том, что он будет работать на условиях неполного рабочего времени, то пропишите изменения в режиме работы и условиях оплаты (абз. 5, 6 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93 ТК РФ).
Законодательством не предусмотрены обязанности работодателя при переводе работников на дистанционную работу обеспечивать их оборудованием и иными техническими средствами для ее выполнения и компенсировать им расходы на связь и Интернет. Тем не менее такие вопросы стороны могут согласовать в допсоглашении к трудовому договору (ст. 312.3 ТК РФ, Вопрос («Сайт «Онлайнинспекция.РФ»», 2020), Информация Роструда). Ведь при переводе сотрудников на дистанционную работу следует создать необходимые условия для такой работы — возможность выполнять задания и поручения работодателя, связываться с компанией, а также возможность контроля (п. 21 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 N 0147-03-5).
Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору в произвольной форме (нормативной нет). Оформите его в двух экземплярах (один — вам, другой — работнику), каждый из них подписываете вы и работник. На вашем экземпляре он должен поставить подпись, что получил свой. Такие правила применяются при заключении трудового договора. Применяйте их и к дополнительному соглашению, поскольку оно является неотъемлемой частью трудового договора (ч. 3 ст. 57, ч. 1 ст. 67, ст. 72 ТК РФ).
Законом предусмотрена возможность обмена электронными документами при дистанционной работе. Они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Оформленное допсоглашение советуем направить в трехдневный срок со дня его заключения работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (так как такой порядок определен для трудового договора о дистанционной работе, а дополнительное соглашение, как сказали выше, его неотъемлемая часть) (ч. 4 ст. 312.1, ч. 1, 2 ст. 312.2 ТК РФ).
Если работник уже находится на карантине (в самоизоляции), в частности, из-за возвращения из страны с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией, и у него нет возможности прийти в офис, на почту, общаться с курьером, не оформлена усиленная квалифицированная электронная подпись, полагаем, учитывая форс-мажорную ситуацию, вы можете все договоренности зафиксировать обычной электронной перепиской. Но вести ее рекомендуем с участием свидетелей, то есть направлять работнику документ, ставя в копию, например, его непосредственного руководителя, руководителя отдела кадров. Когда работник выйдет из карантина (самоизоляции) — подпишите с ним все необходимые документы.
Как следует из разъяснения Минтруда России, переход на удаленный режим работы может быть зафиксирован путем электронного обмена документами, а в дальнейшем при необходимости оформлен в установленном порядке. Разъяснение дано в отношении Указа Президента РФ от 25.03.2020 N 206, но полагаем, что оно применимо в течение всего периода нерабочих дней, в том числе установленных Указами Президента РФ от 02.04.2020 N 239 и от 28.04.2020 N 294.
Роструд тоже отметил, что переход на удаленный режим работы может оформляться путем обмена электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке при необходимости (Информация Роструда).
Обратите внимание: чтобы перевести работников на дистанционную работу, недостаточно просто издать приказ с указанием должностей или структурных подразделений, которые на нее переводятся. Приказ должен быть основан на дополнительных соглашениях с работниками о таком переводе (ст. 72 ТК РФ, Вопрос («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020), п. 21 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 N 0147-03-5).
За некорректное оформление дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу во время карантина есть риск привлечения к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. В частности, если не пропишете, что работа, которую будет выполнять работник, является дистанционной.
Кроме того, если вы некорректно пропишете условия дистанционной работы, то не сможете привлечь работника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
