По общему правилу для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поскольку компания возмещает работникам их затраты в связи с выполнением трудовых функций, такие расходы связаны с производственной деятельностью компании, направленной на получение дохода.
Но как и любые другие затраты, учитываемые в составе расходов, суммы выплачиваемой компенсации работникам должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Рассмотрим подробнее отдельные виды расходов, которые компании возмещают своим удаленным работникам.
Компьютерная техника
Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах своего имущества работнику выплачивается компенсация, в частности, за износ (амортизацию) оборудования и других технических средств.
Как мы уже сказали, на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Поэтому к ним применимы и положения ст. 188 ТК РФ.
С точки зрения налога на прибыль данная компенсация будет являться выплатой, произведенной в соответствии с требованиями трудового законодательства. А значит, выплата компенсации за износ (амортизацию) используемого работником оборудования будет экономически обоснованной.
Для целей налога на прибыль амортизация определяется с учетом срока полезного использования оборудования, установленного Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Таким образом, чтобы у налоговиков не возникало претензий по поводу обоснованности суммы компенсации, при расчете ее размера целесообразно использовать этот документ.
Так, согласно Классификации персональные компьютеры и печатающие устройства относятся к коду ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие» и включены во вторую амортизационную группу как имущество со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно. Соответственно, срок полезного использования компьютерной техники работника для расчета размера компенсации должен укладываться в этот предел.
Но здесь возникает одна проблема. Она заключается в том, что, как правило, работник использует свой компьютер и другую технику не только в рабочих, но и в личных целях. Следовательно, если компания будет выплачивать ему компенсацию в сумме рассчитанной амортизации, то возникнет вопрос об экономической обоснованности расходов.
На наш взгляд, компенсироваться должна только амортизация техники, приходящаяся на рабочее время. Покажем расчет размера компенсации на конкретном примере.
Пример. Стоимость компьютера работника составляет 25 000 руб. Для расчета суммы компенсации компания установила срок полезного использования компьютера равным 36 месяцев. Сумма ежемесячной амортизации в этом случае будет равна 694 руб. (25 000 руб. : 36 мес.).
Определим размер компенсации, полагающейся работнику за июль 2019 г. В этом месяце 31 день, из которых 23 дня рабочие (при пятидневной рабочей неделе). Соответственно, общее рабочее время за месяц, когда компьютер используется для выполнения трудовых функций, составит 184 часа (8 часов x 23 дня).
Доля рабочего времени в общем объеме времени за месяц равна 0,25 (184 часа : (24 часа x 31 день)).
Следовательно, сумма амортизации компьютера, подлежащая возмещению работнику, будет равна 173,5 руб. (694 руб. x 0,25).
Компенсация прочих расходов
Конечно же, одними расходами на компьютерную технику при дистанционной работе не обойтись. Сотрудники на «удаленке» несут расходы на оплату Интернета, мобильной связи, электроэнергии. Как возмещать такие расходы?
Мы считаем, что здесь целесообразно руководствоваться тем же принципом, что и при возмещении расходов на компьютерную технику. Ведь и в этом случае работник использует Интернет, телефонную связь, электроэнергию не только для рабочих, но и для личных целей. Поэтому компания должна из счетов на оплату этих услуг, представленных работником, вычленить сумму, приходящуюся на рабочее время.
Допустим, работник платит за Интернет 500 руб. в месяц. Следовательно, возмещению за июль 2019 г. подлежит 125 руб. (500 руб. x 0,25).
По расходам на бумагу, картриджи и иные материалы, необходимые для выполнения трудовых функций, компенсацию, на наш взгляд, можно установить в фиксированной сумме, рассчитанной с учетом производственной необходимости в расходовании данных материалов. Если в какие-то моменты понадобится большее число материалов, затраты работника на их приобретение (согласованные с работодателем) будут компенсироваться на основании представленных им документов.
По какой норме учесть компенсацию
Для целей налога на прибыль в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).
Поскольку компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях — это требование законодательства РФ и она обязательно должна быть записана в трудовом договоре, данная выплата учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором.
Документальным подтверждением будут трудовой договор и документы, представленные работником в обоснование понесенных расходов.
Отметим, что специалисты Минфина России допускают учет компенсации за использование работниками личного имущества в служебных целях на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. В письме от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186 финансисты указали следующее.
Согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Расходы на компенсацию за использование иного личного имущества работника главой 25 НК РФ не предусмотрены.
Вместе с тем перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим. Поэтому суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества (кроме легкового автотранспорта), поименованного в ст. 188 ТК РФ, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ.
Таким образом, расходы в виде компенсации за использование личной компьютерной техники работника (приобретение картриджа для принтера, текущий ремонт), используемой им исключительно для выполнения служебных заданий, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии, что указанные расходы экономически обоснованны и документально подтверждены.
Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 15.08.2005 N 03-03-02/61.
НДФЛ и страховые взносы
Среди выплат, не облагаемых НДФЛ, значатся все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Поскольку выплата компенсации дистанционным работникам предусмотрена трудовым законодательством (ст. 312.3 ТК РФ) и связана с исполнением ими трудовых обязанностей, она не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Минфин России это подтверждает. В письме от 27.11.2015 N 03-04-06/69014 финансисты рассмотрели ситуацию, когда организация заключила с физическим лицом трудовой договор о дистанционной работе. В целях выполнения работником своих обязанностей организацией передан работнику сервер, а также возмещены расходы работника по подключению двух линий сети Интернет.
Специалисты финансового ведомства указали, что, если подключение двух линий сети Интернет обусловлено технической необходимостью обеспечения работы предоставляемого организацией работнику сервера в целях выполнения им трудовых обязанностей и это зафиксировано в трудовом договоре о дистанционной работе, суммы возмещения работнику подключения к сети Интернет не подлежат обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Аналогичная норма есть и в главе 34 «Страховые взносы» НК РФ. Так, в подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Следовательно, компенсации дистанционным работникам в связи с использованием их имущества и возмещением понесенных ими расходов облагать страховыми взносами не нужно.
Данный вывод подтверждается разъяснениями чиновников, которые они давали в части компенсаций за использование личного имущества работников, выплачиваемых в соответствии со ст. 188 ТК РФ (письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Так, финансисты в письме от 12.09.2018 N 03-04-06/65168 отметили, что оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Обратите внимание, что в ст. 188 ТК РФ речь идет о возмещении расходов с использованием личного имущества работника. В связи с этим чиновники в вышеуказанных письмах отмечают, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, только если используемое имущество принадлежит работнику на праве собственности. В отношении же дистанционных работников ст. 312.3 ТК РФ прямо предусмотрено, что им компенсация выплачивается за использование не только собственного, но и арендованного оборудования. Поэтому она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами и в случае, если используемое дистанционным работником оборудование не является его личным имуществом.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Дистанционная работа: возмещаем работникам расходы (Солнцева М.) («Новая бухгалтерия», 2019, N 9) {КонсультантПлюс}
