Делами-«слонами» в тайм-менеджменте называют объемные и сложные задачи, которые не могут быть решены за один подход. Масштаб их таков, что конечного результата не получится достигнуть быстро — он обязательно будет отсрочен во времени. А раз плодами своего труда нельзя воспользоваться сразу, то и приступить к решению такого дела хочется как можно позднее.
Другая причина промедления — сам масштаб предстоящей работы. Он может напугать или ввести в растерянность: человек просто не понимает, как подступиться к сложной задаче и с чего начать. Ее неподъемность и порождает ассоциации со слоном — огромное тяжелое животное невероятно трудно сдвинуть с места.
Эффект от постоянного откладывания дела-«слона» такой же, как и в случае с делом-«лягушкой». Нарушаются все разумные сроки. Отсутствие результата начинает раздражать и вызывать другие негативные эмоции. Драгоценное время тратится не на конкретные действия, а на мысли о том, что пора бы что-то предпринять. Общая эффективность снижается. «Слон» буквально задавливает своим «весом».
Чтобы такого не произошло, «слона», как и «лягушку», тоже надо «съесть» — поскорее завершить работу. Для достижения нужного результата к намеченному сроку нужно правильно сформулировать свои намерения, распределить силы и время. Как же использовать ресурсы, чтобы задача не пугала своей глобальностью, а воспринималась как вершина, которую хочется покорить?
«Слоны», как правило, относятся к категории важных и несрочных дел. Прочитать новый закон, который обязательно повлияет на текущую работу, получить водительские права, изучить английский язык, подтянуть мышцы брюшного пресса — в важности этих и других подобных задач и пользе полученных от их решения результатов никто не сомневается. Но действовать сегодня необязательно. Новый закон подождет, пока в плотном графике не появится свободная минутка. Заняться спортом можно с понедельника. Разговорный английский понадобится только в отпуске…
Увы, при таком подходе дела-«слоны» не будут завершены ни завтра, ни в понедельник, ни будущим летом.
Справиться с ними поможет планирование, благодаря которому время станет использоваться более рационально. Но для начала надо понять, действительно ли задача, стоящая перед нами, — «слон». Вот три его признака:
- поставлена масштабная цель, достижение которой повлияет на наше будущее;
- дело не относится к повседневным и регулярно повторяющимся;
- для его выполнения требуется много времени и сил.
Проанализировав задачи на соответствие этим признакам, нужно составить первоначальный список дел-«слонов», а затем применить еще два фильтра — проверить позиции списка на актуальность и достижимость.
Если дело было важным, но потеряло актуальность, оно переходит в категорию «мамонтов»: скажем, предложить потребителям новую услугу очень желательно, но силы и средства организации надо направить в иное русло. Если же дело важное, актуальное, но недостижимое, оно превращается в «розового слона» — это мечты, а не цели, для достижения которых имеются вполне реальные ресурсы. Кто-то отчаянно хочет стать министром, выйти замуж за миллионера, снизить рабочую нагрузку так, чтобы начать высыпаться, но без соответствующих ресурсов (уже полученный статус, профессиональные или личные качества, умение делегировать и правильно распоряжаться временем и пр.) это невозможно.
Такие задачи – «мамонтов» и «розовых слонов» — надо вычеркнуть из списка и больше не возвращаться к ним (по крайней мере, пока дело не станет актуальным или реально осуществимым). В остальных же пунктах списка как раз и описываются задачи, к решению которых надо приступить в ближайшем будущем.
Сила малых шагов
Разделаться со «слоном» можно, только разделив его на «бифштексы» — небольшие задачи и подзадачи, регулярное выполнение которых нам вполне по силам. К примеру, передать необходимую информацию 200 клиентам за день очень сложно. Но если отвести на эту работу месяц (20 рабочих дней) и выдать задание 10 сотрудникам, их нагрузка лишь немного возрастет (контактировать нужно будет с одним клиентом в день). Так тяжелое дело будет разделено на множество мелких и легко выполнимых шагов, которые приведут к нужному результату.
Впрочем, делить «слона» на «бифштексы» надо правильно. Задачи не должны быть размытыми — такими как «разработать концепцию проекта», «собрать информацию для составления финансового плана», «начать заниматься спортом». Формулировки должны четко отвечать на вопрос «Что надо сделать?» и определять объем работы на один раз — тогда можно сразу оценить, выполнена ли данная задача.
Когда большая задача дробится на части, она уже не кажется такой объемной и тяжелой. А значит, продвигаться к цели, последовательно выполняя пункт за пунктом, будет проще.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Как справляться с делами-«слонами» и получать результат? (Соколова Г.А.) («Руководитель автономного учреждения», 2019, N 11) {КонсультантПлюс}
