Дела-«слоны» - Компания «АПИ»

Дела-«слоны»

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет - закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Делами-«слонами» в тайм-менеджменте называют объемные и сложные задачи, которые не могут быть решены за один подход. Масштаб их таков, что конечного результата не получится достигнуть быстро — он обязательно будет отсрочен во времени. А раз плодами своего труда нельзя воспользоваться сразу, то и приступить к решению такого дела хочется как можно позднее.

Другая причина промедления — сам масштаб предстоящей работы. Он может напугать или ввести в растерянность: человек просто не понимает, как подступиться к сложной задаче и с чего начать. Ее неподъемность и порождает ассоциации со слоном — огромное тяжелое животное невероятно трудно сдвинуть с места.

Эффект от постоянного откладывания дела-«слона» такой же, как и в случае с делом-«лягушкой». Нарушаются все разумные сроки. Отсутствие результата начинает раздражать и вызывать другие негативные эмоции. Драгоценное время тратится не на конкретные действия, а на мысли о том, что пора бы что-то предпринять. Общая эффективность снижается. «Слон» буквально задавливает своим «весом».

Чтобы такого не произошло, «слона», как и «лягушку», тоже надо «съесть» — поскорее завершить работу. Для достижения нужного результата к намеченному сроку нужно правильно сформулировать свои намерения, распределить силы и время. Как же использовать ресурсы, чтобы задача не пугала своей глобальностью, а воспринималась как вершина, которую хочется покорить?

 

«Слоны», как правило, относятся к категории важных и несрочных дел. Прочитать новый закон, который обязательно повлияет на текущую работу, получить водительские права, изучить английский язык, подтянуть мышцы брюшного пресса — в важности этих и других подобных задач и пользе полученных от их решения результатов никто не сомневается. Но действовать сегодня необязательно. Новый закон подождет, пока в плотном графике не появится свободная минутка. Заняться спортом можно с понедельника. Разговорный английский понадобится только в отпуске…

Увы, при таком подходе дела-«слоны» не будут завершены ни завтра, ни в понедельник, ни будущим летом.

Справиться с ними поможет планирование, благодаря которому время станет использоваться более рационально. Но для начала надо понять, действительно ли задача, стоящая перед нами, — «слон». Вот три его признака:

  • поставлена масштабная цель, достижение которой повлияет на наше будущее;
  • дело не относится к повседневным и регулярно повторяющимся;
  • для его выполнения требуется много времени и сил.

Проанализировав задачи на соответствие этим признакам, нужно составить первоначальный список дел-«слонов», а затем применить еще два фильтра — проверить позиции списка на актуальность и достижимость.

Если дело было важным, но потеряло актуальность, оно переходит в категорию «мамонтов»: скажем, предложить потребителям новую услугу очень желательно, но силы и средства организации надо направить в иное русло. Если же дело важное, актуальное, но недостижимое, оно превращается в «розового слона» — это мечты, а не цели, для достижения которых имеются вполне реальные ресурсы. Кто-то отчаянно хочет стать министром, выйти замуж за миллионера, снизить рабочую нагрузку так, чтобы начать высыпаться, но без соответствующих ресурсов (уже полученный статус, профессиональные или личные качества, умение делегировать и правильно распоряжаться временем и пр.) это невозможно.

Такие задачи – «мамонтов» и «розовых слонов» — надо вычеркнуть из списка и больше не возвращаться к ним (по крайней мере, пока дело не станет актуальным или реально осуществимым). В остальных же пунктах списка как раз и описываются задачи, к решению которых надо приступить в ближайшем будущем.

 

Сила малых шагов

 

Разделаться со «слоном» можно, только разделив его на «бифштексы» — небольшие задачи и подзадачи, регулярное выполнение которых нам вполне по силам. К примеру, передать необходимую информацию 200 клиентам за день очень сложно. Но если отвести на эту работу месяц (20 рабочих дней) и выдать задание 10 сотрудникам, их нагрузка лишь немного возрастет (контактировать нужно будет с одним клиентом в день). Так тяжелое дело будет разделено на множество мелких и легко выполнимых шагов, которые приведут к нужному результату.

Впрочем, делить «слона» на «бифштексы» надо правильно. Задачи не должны быть размытыми — такими как «разработать концепцию проекта», «собрать информацию для составления финансового плана», «начать заниматься спортом». Формулировки должны четко отвечать на вопрос «Что надо сделать?» и определять объем работы на один раз — тогда можно сразу оценить, выполнена ли данная задача.

Когда большая задача дробится на части, она уже не кажется такой объемной и тяжелой. А значит, продвигаться к цели, последовательно выполняя пункт за пунктом, будет проще.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Как справляться с делами-«слонами» и получать результат? (Соколова Г.А.) («Руководитель автономного учреждения», 2019, N 11) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

    Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс






      Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс

        Обратная связь

          Протестируйте КонсультантПлюс

            Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

              Заказать подборку по данной теме

                Регистрация на конкурс

                Только администратор может добавлять новых пользователей.

                Заказать видео

                  Записаться на мероприятие

                    Записаться на курс

                      Заказать документ

                        На чей блог подписались бы Вы и почему?