Делегировать в любом случае надо:
- рутинную работу;
- специализированную деятельность;
- частные вопросы;
- подготовительную работу (проекты и т.п.).
В конкретных случаях проверяйте каждое из предстоящих вам дел на возможность делегирования. Например, оцените такие занятия, как предварительная формулировка, но не окончательная фиксация целей, планов, программ и проектов, по которым вы должны принимать решения, или участие вместо вас в совещаниях, на которых ваши проблемы и предложения по решению могут быть изложены вашим сотрудником.
Делегируйте также те важные средне- и долгосрочные задачи из сферы вашей деятельности, которые могут мотивировать сотрудника и способствовать росту его профессионального уровня.
Не подлежат делегированию:
- такие функции руководителя, как установление целей, принятие решений по выработке политики, контроль результатов и т.п.;
- руководство сотрудниками, их мотивация;
- задачи высокой степени риска;
- необычные, исключительные дела;
- актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки;
- задачи строго доверительного характера.
Обдумайте, какие задачи вы уже доверяете своим сотрудникам и какие задачи можно и дальше выполнять самому, а какие — делегировать.
Делегируйте не только самым способным сотрудникам, которые могут взять дополнительную работу, но и сотрудникам, располагающим свободным временем. Учитывайте также возможность делегирования сотрудникам, которые хотят взять на себя выполнение трудных задач и которые нуждаются в приобретении опыта, а также тем, способности которых нуждаются в проверке и дальнейшем раскрытии.
Как делегировать?
Вашему вниманию предлагаются апробированных практикой 20 критериев правильного делегирования.
- Делегируйте заблаговременно! Решения о том, что и кому вы хотите или должны поручить, принимайте сразу после составления рабочего плана.
- Делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями своих сотрудников.
- Делегируйте также с учетом необходимости мотивации и стимулирования своих сотрудников.
- Делегируйте задачу или работу по возможности целиком, а не в виде частичных изолированных заданий.
- Объясняйте сотруднику, о чем идет речь — об отдельном случае или о длительном делегировании.
- Однородные задачи делегируйте по возможности одному и тому же определенному сотруднику.
- Удостоверяйтесь в том, может и хочет ли соответствующий сотрудник взяться за задачу.
- Остерегайтесь того, чтобы поручать одну и ту же работу для надежности двум сотрудникам, не знающим об этом.
- Передавайте сотруднику как можно более полные и точные инструкции и информацию о его задаче и удостоверьтесь в том, что делегированное поручение понято правильно (сотрудник может сделать лишь то, о чем вы ему скажете, а не то, что вы себе представляли при изложении задания).
- Объясняйте смысл и цель задачи (мотивация и целеустановка).
- Крупные и важные задачи поручайте приказным путем, если необходимо, в письменном виде.
- О новых и сложных задачах давайте наставления по пятиступенчатому методу:
- подготовить сотрудника;
- объяснить задачу;
- показать, как делать работу;
- доверить сотруднику дальнейшее исполнение под наблюдением и корректировать его;
- передать сотруднику работу целиком и осуществлять только контроль за исполнением.
- Предоставляйте сотруднику возможность дальнейшего профессионального обучения в целях лучшего выполнения порученных ему ответственных задач.
- Обеспечьте сотруднику доступ к любой необходимой информации.
- Избегайте того, чтобы без веских причин вмешиваться в рабочий процесс и тем самым «перечеркивать» делегирование.
- Вместе с тем придайте сотруднику уверенность в том, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может попросить у вас совета и поддержки.
- Потребуйте от сотрудника отчета через установленные промежутки времени о том, как продвигается дело.
- Контролируйте конечные результаты порученного дела и немедленно информируйте сотрудника о результатах контроля.
- Конструктивно хвалите успехи и критикуйте недостатки и неудачи в работе. Позволяйте сотруднику либо представлять в высших инстанциях порученную ему задачу как его работу, либо соучаствовать в ее представлении на соответствующем уровне.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Функция делегирования в системе управления образовательной организацией (Трифонов Г.С.) («Управление образовательной организацией», 2019, N 2) {КонсультантПлюс}
