Оформление приема наличных средств

{Типовая ситуация: Как оформить прием наличных денег? (для бюджетной организации) (Издательство «Главная книга», 2017) {КонсультантПлюс}}

При получении каждой суммы наличных в кассу учреждения надо:

1. оформить приходный кассовый ордер (ПКО);
2. внести запись о поступлении наличных в кассовую книгу (форма N 0504514).

При оформлении ПКО укажите:

• в строке «Основание» — содержание хозяйственной операции (например, оприходование поступившей за день выручки, возврат неиспользованных подотчетных денег, получение денег с лицевого (расчетного) счета). То же должно быть указано и в квитанции к ПКО;
• в строке «Приложение» — название и реквизиты первичных документов (в частности, справки-отчета (форма N КМ-6) кассира-операциониста, сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке учреждения (форма N КМ-7), авансового отчета, БСО, выданных клиентам).

ПКО подписывает главный бухгалтер или другой работник, уполномоченный на подписание кассовых документов приказом или доверенностью, выданной руководителем учреждения, а при их отсутствии — руководитель учреждения (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания N 3210-У).

При приеме наличных кассир (работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций) (п. 4, пп. 4.6 п. 4, п. 5, пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У):

1. проверяет правильность оформления ПКО;
2. пересчитывает внесенную сумму;
3. если все правильно, расписывается на ПКО и квитанции к нему, ставит на квитанции печать или штамп «Получено» (п. 2.21 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105);
4. отдает квитанцию к ПКО лицу, внесшему деньги;
5. делает запись о принятых деньгах в кассовой книге.

Важно! При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочего дня на всю сумму наличной выручки составляется один ПКО (пп. 5.2 п. 5Указания N 3210-У, п. 3 Письма ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338). Это надо сделать, даже если наличные вы сдаете в банк ежедневно (сами или через инкассаторов).

ПКО оформляется и запись в книгу вносится всегда днем фактического поступления денег. Поэтому сумма выручки, полученной через ККТ, указанная в строке «Итого за день (смену)» журнала кассира-операциониста, и сумма выручки, на которую выписаны БСО за этот же день, должны быть указаны в ПКО и листе кассовой книги, оформленным за этот день.